CARA MEMELIHARA PERALATAN KANTOR

MEMELIHARA PERALATAN KANTOR
A.    Memilih Peralatan Dan Mesin-mesin Kantor
Menurut Drs. Moekijat dalam bukunnya Tata laksana Kantor, Khususnya memilih mesin-mesin kantor perlu diperhatikan hal-hal seperti berikut :
1.     Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan
2.     Jenis mesin hendaknya praktis
3.     Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
4.     Mesin dapat mempercepat selesainnya pekerjaan.
5.     Mutu mesin harus benar-benar baik.
B.    Faktor-faktor untuk memilih peralatan :
1.     Pekerjaan dan cara menyelesaikannya
2.     Kebutuhan pegawai perseorangan
3.     Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya
4.     Fleksibilitas penggunaannya
5.     Harga dan penanaman modal
6.     Kemampuan kesatuan
7.     Nilai keindahan
8.     Preferensi pegawai                                                                    
C.    Cara Memelihara Peralatan
1.    Cara pemeliharaan penjepret kerta:
a.    Agar tidak berkarat, bersihkan selalu dengan kain halus (parnel).
b.    Hindari penyimpanan pada ruang yang lembab, simpanlah pada tempat yang kering.
c.    Agar daya per tetap kuat jangan masukkan staples melebihi kapasitas.
d.    Jika terjadi kemacetan pada bagian mulut,hindari memukul penjepret tetapi bukalah secara perlahan lahan.
2.    Cara pemeliharaan pelubang kertas:
a.    Selalu membersihkan sisa kertas yang tertinggal     pada tempatnya, setelah pelubang kertas itu di    pergunakan.
b.    Hindarilah pemukulan telapak tangan pada bagian penekan.
c.    Tempatkan pada tempat yang kering,dan hindari penyimpanan padan ruang yang udaranya lembab.
d.    Agar tidak terkena karat, maka selalu di bersihkan seluruh permukaan nya dengan menggunakan kain halus.
3.    Cara pemeliharaan mesin pemberi nomor:
a.    Bersihkan angka angka nya dengan minyak tanah
b.    Agar tidak berkarat bersihkan selalu dengan kain halus
c.    Jangan menggunakan tinta cap , sebab dapat melengketkan roda angka jika tinta tersebut kering.
d.    Masukkan dalam laci atau kotak yang rapat dan kering.
e.    Supaya roda angka tidak mudah aus  jangan  menggunakan stylus logam.
4.    Telepon
a.    pastikan perangkat anda dalam keadaan kering
b.    jangan gunakan atau jangan disimpan di tempat yang kotor dan berdebu
c.    jangan simpan di tempat yang panas dan dingin
d.    pastikan perangkat tidak terjatuh, terbentur atau terguncang
e.    jangan gunakan bahan kimia, larutan pembersih atau detergen keras untuk membersihkan perangkat
f.    jangan cat perangkat
5.    Faksimile
Mesin faksimili atau faks adalah alat komunikasi yang masih sering digunakan oleh sejumlah orang. Kalau dipelihara dengan baik, maka akan bisa memperpanjang umur pemakaiannya. Biarkanlah dia bekerja maksimal, kita bisa memeliharanya dengan sederhana sebagai berikut:
a.    Dokumen yang hendak dikirim jangan terlalu tebal, juga jangan kotor dan sobek. Ini mencegah pembacaan agar tidak terganggu, yang dapat menyebabkan hasil faks ada noda.
b.    Pakailah spare part orisinil pabrik. Hindari spare part yang tidak orisinil, karena bisa membuat mesin faks rusak.
c.    Dengan rutin membersihkan roll dalam mesin faks, waktu membersihkan pakailah kain yang bersih untuk mengelap.
6.    Telex
a.    Aliran listrik untuk pesawat teleks tidak perlu dimatikan.
b.    Sebelum menekna tombol start ,nomor telex relasi harus sudah diketahui.
c.    segera putuskan hubungan dengan menekan tombol stop pada saat :
•    Tercetak AAB yang neragukan (cacat).
•    Tercetak AAB yang tidak dikehendaki.
•    Mulai akna mengadakan pertukaran berita, tetapi angka atau hurufnya tidak terbaca.
Ada juga cara pemeliharaan barang disesuaikan dengan kriteria berikut :
1.    Menurut Tempat Barang.
a.    Ada dalam gudang/persediaan.
Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan  selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.
b.    Ada dalam pemakaian.
Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman. Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
2.    Menurut Jenis Barang.
a.    Barang bergerak (bisa dipindahkan)
Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
b.    Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan)
Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
3.    Menurut Kurun Waktu.
a.    Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.
b.    Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.