PROTOKOLER RAPAT

Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um) dan  bahasa Yunani protocollon.  Dalam kamus Bahasa Inggris Oxford,

Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

1.      Persyaratan Menjadi Protokoler.

a.       Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia

b.      Bermental kuat dan kepribadian tangguh

c.       Trampil dan cekatan menguasai situasi

d.      Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat

e.       Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul

f.       Sangat memahami perasaan orang lain

g.      Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang

h.      Pandai membawa diri dan selalu mawas diri

i.        Rendah hati tetapi tidak rendah diri

j.        Penampilan menarik

k.      Pandai berbusana sesuai dengan suasana

l.        Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik

m.    Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsure-unsur manajemen

n.      Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing

2.      Jenis-jenis Kegiatan Protokol

a.       Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan

·         Upacara pelantikan dan serah terima jabatan

·         Upacara penandatanganan naskah kerjasama

·         Upacara sumpah pegawai

·         Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru

·         Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya

b.      Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi

·         Upacara Dies Natalies

·         Upacara wisuda sarjana

·         Upacara pengukuhan guru besar

·         Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

3.      Aktivitas Protokoler

a.       Tata ruang

b.      Tata upacara

c.       Tata Tempat

d.      Tata Busana

e.       Tata Warkat

4.      Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol

a.       Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap nperbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan.

b.      Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan

c.       Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

5.      Peran dan Fungsi Protokoler

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.

Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

6.      Tugas utama Protokol

a.       Pelaksanaan upacara dalam:

·         Pelantikan para pejabat Negara

·         Peresmian proyek-proyek nasional

·         Peringatan hari-hari besar nasional

·         Pembukaan konferensi, konggres, muktamar

·         Pemakamaman pejabat yang meninggal dunia

b.      Pengaturan kunjungan:

·         Kenegaraan

·         Pemimpin nasional

·         Tamu luar negeri

·         Tamu dalam negeri

·         Inspeksi pimpinan

TATA RUANG RAPAT

Penataan ruang rapat sangat mempengaruhi jalannya rapat. Penataan ruang rapat meliputi penataan meja dan kursi yang digunakan untuk peserta maupun pemimpin rapat. Selain itu juga meliputi penerangan,ventilasi udara,dan fasilitas lainnya. Bentuk tata ruang rapat yang baik ialah yang dapat mewujudkan terjadinya komunikasi dua arah,sehingga komunikasi dapat berjalan dengan lancar.

Ada beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai berikut:

1.      Penataan  tipe U Shape

Penataan tipe U Shape ini ideal untuk beriteraksi antar peserta dan ideal dengan penggunaan audio visual, tidak cocok untuk grup besar

Penataan meja kursi seperti huruf U, digunakan bagi jumlah peserta yang tidak terlalu besar dan meja setiap peserta dapat menghadap ke presenter dan dapat berinteraksi dan memberikan, tipe U shape ini umumnya digunakan untuk meeting internal, kelompok diskusi dimana ada speaker, audio visual presentasi microphone, projector beserta laptop dan akses internet, screen, flip chart. penataan lampu yang baik.  Untuk penataan U shape ini cocok untuk jumlah 25 orang, karena jika sisi U terlalu panjang akan mengurangi partisipasi anggota dari jalannya meeting. U Shape sangat tepat untuk internal meeting dimana pimpinan utama duduk di bagian tengah diapit oleh petinggi kantor pusat dan disisi kiri dan kanan di isi oleh para kepala cabang.

Peralatan yang dibutuhkan untuk ruang meeting jenis U-Shape ini antara lain: microphone, projector beserta laptop dan internet akses.

2.      Penataan tipe ruang kelas (Classroom style)

Ruang rapat tipe classroom style disusun dengan deretan meja peserta konfrensi dan kursi menghadap ke depan ruang (pembicara), di tipe ini disediakan tempat untuk tulis menulis di setiap peserta.  Tipe ini bermanfaat untuk meeting yang memerlukan mencatat,  handout atau bahan referensi atau peralatan seperti laptop komputer, pertemuan tipe ini nyaman untuk sesi panjang dan memungkinkan minuman dapat disediakan di tempat dalam jangkauan setiap peserta.

Petunjuk Setup Ruang meeting

1. Meja yang melampaui panggung atau podium harus miring ke arah pembicara.
2. Setiap meja digunakan kurang lebih 2 orang tergantung space yang tersedia.
3. Sediakan ruang / space yang memungkinkan untuk mempermudah gerakan masuk dan keluar peserta dari baris.
4. Presenter dapat melihat ke semua peserta
5. mengakomodasi kelompok besar dalam ruang yang terbatas

3.      Conference atau Boardroom

Meeting dengan sebuah meja persegi panjang atau berbentuk oval dengan setiap kursi peserta disisi meja, tipe layout ini digunakan untuk  rapat direksi, rapat komite atau kelompok diskusi.  Banyak fasilitas yang menyediakan meja konfrensi dengan berbagai bentuk, pabila tidak tersedia meja konfrensi standard dapat digunakan meja secara bersama-sama membentuk persegi panjang, persegi atau persergi berongga ditengah, perlu diingat semakin besar setup meja, semakin sulit bagi peserta untuk melihat peserta lain di ujung mereka.

4.      Penataan  tipe Theatre (Theatre style)

Dalam penataan theatre style ini, tempat duduk dan bangku berbaris menghadap ke podium, panggung atau pembicara (tanpa meja konfrensi), penataan ruang rapat ini paling efisien untuk peserta bertindak sebagai penonton atau pendengar, penataan tipe ini dianjurkan tidak dengan makanan atau mengambil catatan yang diperlukan.

Penataan tipe ini bisa fleksibel, baris bis melingkar, setengah lingkaran, lurus atau miring kearah titik pembicara, jika ada ruang lebih dapat diberikan ruang gerak diantara baris untuk mempermudah gerakan peserta masuk dan keluar barisan.

5.      Block Table

Block table style adalah tipe ruang / style ruang meeting yang cocok untuk membahas suatu project antara anda dan kolega bisnis. Maksimal peserta meeting block table agar nyaman adalah 10 dengan perincian @5 disisi kiri dan kanan tanpa head table jika membahas suatu project dengan kolega bisnis untuk menghormati kolega bisnis dan dengan head table untuk internal meeting perusahaan.

6.      Gaya Klasikal

Gaya klasikal merupakan pengaturan tempat duduk rapat dengan jumlah peserta rapat yang banyak. Gaya klasikal ini cocok diterapkan jika rapat tersebut bersifat pemberian informasi. Contoh pengaturan tempat duduk ini antara lain diterapkan di sekolah, seminar, atau rapat kelurahan.

7.      Gaya Konferensi
Pengaturan tempat duduk tipe ini memungkinkan semua peserta merasa dihargai dan menimbulkan semangat kerja sama team work. Pengaturan tempat duduk semacam ini sering digunakan pada saat rapat pemecahan masalah.

8.      Round Table
Round table atau meja berbentuk lingkaran sangat cocok untuk pengaturan rapat pada saat diskusi kelompok atau juga workshop, pengaturan tempat duduk seperti ini membuat rapat menjadi rileks namun tetap formal.

9.      Double U-Shape

Double U -Shape sama seperti U-shape tapi terdapat tambahan beberapa meja di belakang meja bagian tengah untuk keperluan dokumentasi dan observer meeting.

10.  Bentuk lingkaran untuk 8 orang

11.  Bentuk persegi

a.       Untuk 6 orang

b.      Untuk 10 orang

c.       Untuk 20 orang

12.  Bentuk setengah lingkaran

13.  Bentuk huruf Tuntuk 28 orang

14.  Bentuk huruf V untuk 20 orang

15.  Bentuk perahu untuk 28 orang

16.  Bentuk kelas atau klasikal untuk 24 orang