E-MAIL (ELECTRONIC MAIL)

E-MAIL
(ELECTRONIC MAIL)

A.    Pengertian E-Mail
E-Mail (Electronic Mail) adalah sebuah fasilitas komunikasi dalam Internet yang berfungsi mengirim surat secara elektronik yang dapat menjangkau ke seluruh dunia. Dibandingkan dengan surat biasa, e-mail mempunyai keunggulan yang lebih aman serta tidak membedakan jarak dan waktu. Secara garis besar, E-mail dapat dibedakan menjadi dua, yaitu e-mail berbasis SMTP/POP dan e-mail berbasis web. Berikut Penjelasan dari E-Mail berbasis SMTP/POP dan E-Mail berbasis Web :

1.    E-mail Berbasis SMTP/POP
E-mail berbasis SMTP/POP (Simple Mail Transfer Protocol/Post Office Protocol) adalah e-mail yang menggunakan server SMTP/POP, yaitu komputer yang dapat mengirim e-mail dari pengguna ke alamat e-mail yang dituju dan sebaliknya. Agar dapat menggunakan fasilitas e-mail pada server SMTP/POP, pemakai harus mempunyai account di server SMTP/POP. Selain itu, pemakai juga harus menggunakan software mail client untuk membaca dan mengirim e-mail dari dan ke server SMTP/POP. Apabila server telah menyediakan layanan Telnet, maka pengguna dapat masuk ke mesin server, kemudian menjalankan software mail client pada server. Namun jika server tidak menyediakan layanan Telnet, maka pengguna harus memiliki software mail client seperti Ms Outlook, Eudora, Ms Outlook Express, Pegasus, dan Netscape Communicator. Agar dapat menggunakan software mail client, pengguna harus melakukkan setting atau pengaturan beberapa informasi, seperti nama (alamat IP) server SMTP/POP, nama user (user name/user ID), dan password pada server e-mail
Pada server SMTP/POP, semua e-mail yang dikirim ke pengguna dan telah memiliki account di server akan disimpan dalam sebuah direktori. Kemudian, saat pengguna menghubungi server, semua e-mail yang ditujukan kepadanya akan dikirim ke komputer client. Sebaliknya, saat pengguna ingin mengirim e-mail ke suatu alamat e-mail, maka e-mail tersebut akan dikirim ke server SMTP/POP dan selanjutnya akan diteruskan ke alamat yang dituju.

2.    E-Mail Berbasis WEB
E-mail berbasis Web berbeda dengan e-mail berbasis POP. Pada E-mail berbasis Web, pengguna tidak perlu memiliki account POP pada server SMTP/POP karena akses e-mail dilakukkan melalui Web Mail dengan menggunakan browser. Di internet, kita dapat menggunakan situs yang menyediakan layanan e-mail (webmail) gratis seperti : Yahoo (mail.yahoo.com), Google (Gmail.google.com), Hotmail (www.hotmail.com), dll.
Selain E-mail gratis, juga terdapat e-mail langganan melalui ISP (Internet Service Provider), seperti indonet.com, telkomspeedy.com, wasantara.com, elganet.com, dan lain-lain. Namun, biasanya e-mail dari ISP merupakan e-mail berbasis SMTP/POP.
B.    Sejarah Email
Pada tahun 1971, seorang insinyur bernama Ray Tomlinson ditugaskan dalam proyek yang disebut SNDMSG. Program ini bukan merupakan program baru, karena sebenarnya program tersebut sudah ada selama sekian tahun. Dengan standar masa kini, program tersebut bisa dikatakan lebih dari primitif. Apa yang dilakukan program tersebut hanyalah memungkinkan pengguna pada mesin yang sama dapat saling mengirim pesan satu sama lain. Pengguna dapat membuat dokumen teks yang kemudian akan dikirimkan ke dalam kotak surat pada mesin yang sama.
Awalnya Ray bereksperimen dengan sebuah program yang bernama SNDMSG yang bisa digunakan untuk meninggalkan pesan pada sebuah komputer, sehingga orang lain yang memakai komputer itu dapat membaca pesan yang ditinggalkan. Lalu ia melanjutkan eksperimennya dengan menggunakan file protocol yang bernama CYPNET sehingga program SNDMSG tadi bisa mengirim pesan ke komputer lain yang berada di dalam jaringan ARPAnet. Itulah awal terciptanya sebuah 'e-mail'. Pesan e-mail yang pertama kali dikirim Ray, dan merupakan e-mail yang pertama di dunia adalah "QWERTYUIOP".
Pada tahun 1972, Ray mengenalkan icon ' @ ' sebagai identitas e-mail untuk memisah user id dan domain sebuah alamat e-mail, yang berarti "at" atau "pada".
Salah satu program email pertama yang terbesar yang dapat digunakan oleh umum adalah Eudora. Email ini pertama kali ditulis pada tahun 1988 oleh Steve Dorner. Pada saat itu ia adalah seorang karyawan di University of Illinois. Eudora diambil dari nama almarhum Eudora Welty, seorang penulis dari Amerika. Eudora adalah client email pertama yang menyediakan antarmuka grafis. Pada saat pertama muncul email ini bersifat gratis, meskipun kemudian setelah dibeli oleh Qualcomm pada tahun 1994, Eudora menjadi produk professional.
Seperti aplikasi lain dalam web, Eudora adalah raja selama beberapa tahun, kemudian dengan cepat digantikan oleh client email dari Netscape dan Internet Explorer. Kedua client email tersebut menjadi popular tidak hanya karena mereka lebih baik dari Eudora, tapi juga karena mereka disediakan secara cuma-cuma dengan web browser.

C.    Metode Pengiriman E-Mail
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.
Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima

Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain).

D.    Cara Mengakse E-Mail
Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah milserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik :
1.    Dengan cara menggunakan peramban web, seperti Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh : Yahoo! Mail dan Gmail.
Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan daring. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan surel gratis.
2.    Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti : Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dri ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan suret elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus.Kelebihan yang lainnya adalah perangklat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan surel secara luring. Dengan demikian biaya koneksi internet dapat dihemat.

E.    Cara Membuat E-Mail
Silahkan masuk dulu ke alamat web nya klik Yahoo Mail. Anda akan melihat tampilan situs Yahoo seperti gambar di bawah Atau klik di sini.
Lalu klik buat account baru...setelah itu isi data pribadi anda secara lengkap..lalu klik buat account saya...
Pada kolom nama isi nama anda dan semua data yang harus anda isi seperti jenis kelamin tanggal lahir dan Id yahoo yang anda inginkan seperti misalnya empirit@yahoo.co.id atau sesuka anda. Kemudian ketik ulang huruf dan angka pada gambar di atas tulisa "buat account saya" setelah selesai klik Buat account saya.
Setelah muncul seperti gambar d atas kemudian klik lanjutkan dan selesai deh..sekarang anda punya email untuk kirim mengirim surat kepada siapapun. Setelah itu muncul halaman seperti di bawah ini untuk anda mengirim email, lihat gambar di bawah. 
Klik "tulis" jika anda ingin mulai menulis pesan email kepada teman anda.


F.    Cara Mengirim E-Mail
1.    Aktifkan internet dengan menggunakan salah satu browser, seperti Microsoft Internet Explorer atau Mozilla Firefox, atau browser lainnya. Buka situs penyedia layanan E-mail, misalnya di Yahoo, Gmail, atau Hotmail. Setelah itu isikan ID (alamat e-mail) dan password (kata sandi) yang Anda miliki, ketika membuat account e-mail.
Gambar Pengisian ID dan password di Yahoo
Masukkan Yahoo ID dan password
2.    Klik tombol Sign In untuk membuka account e-mail tersebut, dengan muncul tampilan sebagai berikut :
Ada beberapa bagian menu yang tampak pada halaman Yahoo Mail
a. Inbox : tempat file (pesan masuk)
b. Draft : berisi draft pesan yang anda simpan (ini biasanya dibutuhkan jika ada file yang formatnya sering dipakai, mungkin hanya perlu sedikit perubahan isi draftnya kemudian dikirim ke orang lain, jadi menghemat waktu pengetikan)
c. Sent : berisi file (email yang telah anda kirim)
d. Spam : berisi email sampah
Klik tombol New (untuk memulai membuat pesan / message)
3. Akan muncul halaman untuk mengetik pesan
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
a. To : isi dengan alamat email tujuan misalnya: andimuinz@gmail.com
b. Cc (Carbon Copy) : isi dengan alamat email tambahan jika ada alamat email lain yang ingin anda kirimkan email, contoh : muinzandi@gmail.com,muinzandi@yahoo.com (penulisan email jika lebih dari satu dipisah dengan tanda koma)
c. Bcc (Blind Carbon Copy) : isi dengan alamat email tambahan jika ada alamat email lain yang ingin anda kirimkan email. Contoh : muinzandi@gmail.com,muinzandi@yahoo.com (penulisan email jika lebih dari satu dipisah dengan tanda koma)
Keterangan:
Bcc bisa anda gunakan jika ingin orang yang anda kirimi email tidak bisa mengetahui ke mana saja email tersebut anda kirimkan). sederhananya seperti ini, jika anda mengirim email ke 20 orang (alamat email), maka orang pertama tidak tahu ke 19 orang lainnya yang anda kirimi email, demikian juga orang kedua tidak mengetahui ke 19 orang lainnya yang anda kirimi email, demikian seterusnya.
Jika menggunakan Cc maka 20 orang yang anda kirimi email mengetahui ke mana saja anda kirim email tersebut.
d. Subject : diisi dengan topik/tema surat
Isi pesan yang akan anda kirim pada bagian kotak teks editor
Untuk menyisipkan attachment/ file lampiran (dalam contoh ini saya melampirkan gambar). Klik tombol Attach
4. Akan muncul kotak dialog berikut, cari file yang akan dilampirkan
Klik tombol Open
5. Akan berlangsung proses scan virus dan attaching file
 6. Setelah proses attaching file selesai, untuk mengirim email:
Klik tombol Send (letaknya di atas tombol To:)
7. Jika email berhasil dikirim, maka akan muncul pesan berikut:
8. Untuk keluar dari account email anda, klik tombol Sign Out

G.    Etika Penggunaan E-Mail

1.    Tentukan tujuan utama Anda mengirim email tersebut. Lihat terlebih dahulu siapakah penerima email Anda. Teman atau klien? Menggunakan bahasa yang formal atau nonformal?
2.    To : ditujukan untuk lawan bicara.
3.    CC (Carbon Copy) : atau tembusan, digunakan untuk memberitahu orang lain yang bersangkutan. Sebaiknya tidak menggunakan “CC”, jika tidak perlu. Pertimbangkan dengan sebaik-baiknya apa seseorang perlu menerima e-mail tersebut.
4.    BCC (Blind Carbon Copy) : hampir sama dengan CC, tetapi tembusan tidak akan terlihat oleh penerima TO atau CC. Gunakan “BCC’s” untuk pesan yang ditujukan ke orang banyak. Jangan satukan semua alamat e-mail yang dituju di kolom “To” dan “CC”.
5.    Kolom subjek sebaiknya diisi dengan pesan yang ringkas, singkat dan jelas. Karena itu menandakan judul e-mail yang mencerminkan isi e-mail sesungguhnya. Hindari penulisan judul email tanpa isi (body), yang kesannya malas atau tidak professional.
6.    Dalam menulis email, usahakan pesan Anda singkat, padat dan jelas. Langsung ke pokok permasalahan, tidak perlu bertele-tele seperti menulis novel. Namun juga jangan terlalu singkat seperti SMS.
7.    Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
8.    Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan keras.
9.    Hindari pemakaian tanda seru yang berulang kali (!!!!!). Bila memang ingin menngunakan tanda itu, cukup satu saja (!).
10.    Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya.
11.    Setelah selesai dengan isi e-mail, jangan lupa untuk memeriksa ulang ejaan. Hal ini penting untung memberi kesan serius dan profesional.
12.    Tulislah balasan secepatnya (atau sepantasnya), terutama bila akhiran isi surat menandakan bahwa lawan bicara anda menunggu balasan atau keputusan anda.
13.    Penggunan Reply-to-All, Pertimbangkan matang2 sebelum memakai fitur ini, untuk mencegah e-mail yang tidak diharapkan (oleh orang lain). Hal ini sering terjadi pada diskusi grup lewat e-mail, yang hanya pengirim pertama yang perlu diberi jawaban. 11 orang dengan Reply-to-All = 100 email.
14.    Penggunaan Forward, adalah yang paling disukai oleh pengirim surat berantai. Tapi yang paling menggangu adalah penggunaan To/CC untuk semua penerima, yang membuat e-mail anda tersebar ke orang2 yang tidak dikenal. Gunakanlah BCC untuk fitur ini.
15.    Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya.
16.    E-mail yang tidak perlu sebaiknya langsung dihapus, karena akan memenuhi inbox pada email Anda.

H.    Sistem Keamanan E-Mail(Elektronic Mail)
Kami melengkapi system kami dengan alat keamanan email yang digunakan untuk mengidentifikasi masuknya spam dan virus email. Dibangun di atas .NET 2.0 Framework dan dirancang untuk bekerja dengan perangkat lunak open source seperti SpamAssasin dan ClamAV, plugin kami menyediakan biaya yang efektif untuk menghilangkan virus dan spam. Memanfaatkan kombinasi anti spam berbobot untuk mengklasifikasi email ke tingkat yang berbeda dari masing-masing spam.
1.    MXScan

MXScan adalah sebuah perangkat keamanan email yang digunakan untuk mengidentifikasi spam yang masuk dan virus email. Dibangun menggunakan platfor .NET 2.0 dan di desain untuk bekerja sama dengan software SpamAssasin dan ClamAV, Plugin yang menyediakan sebuah cara yang lebih efektif untuk mengeleminasi virus dan spam.
MXScan menggunakan kombinasi pengecekan anti spam dalam system untuk mengklasifikasikan email kedalam level spam yang berbeda.
2.    ClamAV/ClamD

ClamAV/ClamD merupakan merupakan mesin antivirus yang didesain khusus untuk mendeteksi trojan, virus, malware dan ancaman berbahaya lainnya. Hal ini merupakan standar de-facto untuk scanning mail gateway. ClamD menyediakan kinerja tingkat tinggi dalam scanning multi-threaded daemon, command line utility untuk scanning file permintaan, dan alat cerdas untuk update signature secara otomatis. Library ClamD menyediakan berbagai mekanisme format dukungan untuk berbagai mekanisme file deteksi dan beberapa signature lain untuk mendeteksi ancaman.
3.    SpamAssassin

SpamAssassin merupakan mail filter yang bekerja di server untuk mendeteksi email spam. SpamAssassin menggunakan berbagai mekanisme termasuk analisis header teks, bayesian filtering, blocklist DNS, dan penyaringan database kolaboratif. SpamAssassin berjalan di server dan menangkal spam sebelum masuk kedalam Inbox Email.
4.    Message Sniffer

Messages Sniffer terintegrasi penuh dengan MXScan, memberikan akurasi dan handal dalam menangkal spam. Versi terbaru Message Sniffer saat ini telah terintegrasi juga dengan MailENable. Bagi siapapun yang ingin menggunakan SNF hanya perlu memasukkan ID Lisensi dan Stirng Otentikasi nya.