KEPRIBADIAN SEKRETARIS

Pembukaan

Tidak berlebihan jika banyak pihak mengatakan bahwa keberadaan dan peran sekretaris menjadi tumpuan keberhasilan seorang pimpinan dalam menjalankan fungsi manajerialnya.Bahkan peran sekretaris menjadi salah satu faktor penentu bagi produktivitas perusahaan.Dengan demikian,pengembangan diri sekretaris menjadi tuntutan dan kebutuhan yang terus-menerus dan berkesinambungan menuju sekretaris yang professional.Upaya pengembangan sekretaris tidak hanya menyangkut pengembangan dan peningkatan kompetensi sekretaris berkaitan dengan penguasaan pengetahuan dan keterampilan saja, tetapi juga harus menyangkut kepribadian dan sikap mental.

Kepribadian Sekretaris Profesional

Kepribadian sering diidentikan dengan identitas seseorang, baik yang menyangkut watak,sifat,perbuatan atau tindakan yang merupakan usaha seseorang mengaktualisasikan jati dirinya.Kepribadian sekretaris penting dibangun dan dikembangkan terus-menerus guna membangun profesionalisme seorang sekretaris.Kepribadian sekretaris professional dapat dikembangkan dari berbagai segi yang mencakup hal-hal berikut ini.

1.      Mengenal dirinya dengan baik

Untuk mengenal dirinya dengan baik, sekretaris harus jujurdalam menilai diri sendiri.Misalnya dalam menjawab pertanyaan seperti : “Apakah Anda dapat dipercaya pimpinan dan rekan kerja Anda? ”Mengenal diri sendiri dengan baik berarti mau menerima kekurangan dan kelebihan yang ada pada dirinya,dan berusaha untuk menyempurnakan kekurangan tersebut serta meningkatkan kelebihan yang ada pada dirinya.Hal ini membawa sekretaris untuk berfikir optimis,positif dan menghargai orang lain.

Untuk mengenal diri dengan baik dan mengembangkannya dengan positif, sekretaris tidak boleh membiarkan kekurangan mendominasi dirinya. ada hal-hal yang perlu dilakukan seperti berikut ini:

a.       Menciptakan kepribadian yang lebih menarik dalam melaksanakan tugas sekretaris.

b.      Mencari kelebihan yang terpendam dalam diri.

c.       Menghilangkan kebiasaan buruk yang ada dalam diri.

d.      Terbuka dengan rekan kerja Anda.

e.       Jangan merusak diri sendiri dengan ketakutan-ketakutan yang tidak beralasan

Dengan adanya pengenalan diri, sekretaris akan selalu membandingkan pekerjaan yang dicapai dirinya sendiri dengan perkembangan perusahaan.

2.      Siap untuk menerima kritik

Seorang sekretaris harus terbuka menerima kritik dengan baik dari pimpinan maupun rekan kerja. Kita tidak boleh menganggap sepele kritik tersebut, namun kita harus kritis terhadap kritik yang diajukan untuk kita dan tidak boleh menanggapi kritik dengan arogan dan tergesa-gesa. Ada beberapa kiat menerima kritik:

a.       Jangan bersikap reaktif terhadap kritik yang kita terima

b.      Mintalah saran atau nasihat dari orang lain

c.       Harus tenang dan jujur mengakui

d.      Mau belajar dari kesalahan yang dibuat

e.       Penuh perhatian kepada pimpinan dan rekan lainnya

f.       Bersikap terbuka

Pola Pikir Sekretaris Profesional

1.      Berfikir positif

Berfikir positif merupakan cara pandang seseorang terhadap berbagai masalah dengan kacamata positif sehingga menghasilkan sesuatu yang positif pula.Sekretaris harus memiliki cara berpikir yang positif karena sekretaris merupakan orang yang terdekat dengan pimpinan dan berhadapan dengan pihak luar, termasuk relasi. Beberapa contoh perbandingan sekretaris yang mampu berpikir positif dan negatif.

Pikiran Negatif:

a.       Pimpinan tidak menyukai saya

b.      Saya gagal melakukan tugas

c.       Saya takut terlalu muda untuk memimpin rapat.

Pikiran Positif:

a.       Saya akan berusaha semaksimal mukin agar pimpinanmengetahui potensi saya dan menyukai saya karena kemampuan saya.

b.      Saya gagal tetapi saya akan mencoba lagi.

c.       Saya memang masih muda dan belum berpengalaman tapi saya akan berusaha keras untuk memimpin rapat.

2.      Berfikir konstruktif

Berfikir konstruktir berarti membangun kesadaran yang bersifat membina, membangun, dan memperbaiki, sehingga kita tidak tenggelam dalam kepesimisan dan ketakutan yang tidak beralasan.

Contoh berikut ini untuk mengembangkan berfikir konstruktif.

Berfikir Negatif:

a.       Saya akan bekerja semaksimal mungkin

b.      Saya gagal tetapi akan saya mencoba lagi .

Berfikir Positif

a.       Untuk bekerja maksimal saya harus mencari metode baru untuk melakukan tugas.

b.      Saya akan mencari usaha agar saya tidak gagal.

Dengan berfikir konstruktif, kita tidak terjebak dengan hal-hal yang sama namun senantiasa memikirkan bagaimana saya mampu menghasilkan karya yang terbaik.

3.      Berfikir efektif

Berfikir efektif berarti cara pandang seseorang untuk mencapai suatu tujuan melalui kecakapan yang dimilikinya.Sekretaris harus memiliki cara pandang yang mengarah pada pencapaian tujuan dengan pemikiran yang praktis dan sistematis.

Prilaku Sekretaris Profesional

1.      Pola bekerja yang efesien

Bekerja secara efesien berarti mengembangkan cara kerja yang sederhana dan cepat,menghemat biaya dan tenaga, serta menggunakan sarana yang dapat mempercepat pelaksanaan tugas.Pola kerja efisien senantiasa memikirkan dan berdasarkan pertimbangan bagaimana melakukan tugas dengan cara termudah,cara paling ringan, paling cepat,dan paling murah.

2.      Membangun hubungan baik dengan berbagai pihak

Salah satu ciri sekretaris profesional adalah sekretaris mampu membuka diri dan membina hubungan yang baik dengan berbagai pihak.Membina hubungan dengan pimpinan perlu dilakukan karena sekretaris merupakan orang yang paling dekat dengan pimpinan dan harus slalu siap membantu.Secara umum hal-hal yang harus diperhatikan untuk mengembangkan pola hubungan yang baik dengan berbagai pihak meliputi berikut ini.

a.       Kemampuan memberikan perhatian

b.      Kemampuan berbicara jelas dan langsung pada tujuan

c.       Menampakan wajah yang ramah

d.      Kemampuan bersikap terus terang

e.       Kemampuan memahami orang lain

f.       Terbuka dengan kritik

g.      Memiliki daya tanggap yang baik

h.      Mampu menjaga rahasia

i.        Menampakkan perasaan yang tulus

j.        Kemampuan menjadi pendengar yang baik

PENAMPILAN SEKRETARIS PROFESIONAL

Penampilan seorang sekretaris mencerminkan seberapa potensialnya pekerjaan yang dikerjakannya karena sekretaris pasti akan bertemu muka dengan calon klien dan akan menemani pimpinan dalam mengerjakan bisnis.

Beberapa faktor yang mencerminkan penampilan sekretaris adalah:

1.      Pembawaan lahir

2.      Kesehatan mental dan fisik

3.      Kebersihan pribadi

4.      Latar belakang ekonomi sosial budaya

Sekretaris yang bangga akan pekerjaannya dan ingin perusahaan tempat ia bekerja sukses maka cara berpakaiannya pun harus menciptakan kesan yang menyenangkan dan tepat pada tempat, waktu dan suasana. Beberapa contoh pekerjaan serta pakaian kerja yang cocok adalah sebagai berikut :

1.      Public Relation.Dandanan yang ceria dan lebih modis karena akan menciptakan kesan yang konservatif

2.      Biro Iklan. Blazer merupakan pakaian yang paling tepat untuk mengimbangi rekan pria dengan pakaian berdasi.

3.      Retail Sales. Bisa berpakaian lebih casual,lebih mengikuti trend tetapi dengan dandan yang tidak berlebihan dan mencolok.

4.      Bank,Kantor Hukum,Asuransi. Setelan dengan rok selutut atau dibawah lutut dengan warna yang konservatif merupakan pilihan yang cocok.Ditambah dengan tatanan rambut rapid an rias wajah yang wajar.

Untuk penghematan dalam memilih pakaian kerja ada 13 petunjuk dalam perencanaan koleksi pakaian,yaitu:

1.      Jangan percaya pada “Jatuh cinta pada pandangan pertama”

2.      Jangan memilih pakaian jadi dengan warna apa saja.

3.      Belilah pertama-tama pakaian yang utama

4.      Rencanakan untuk mengadakan perubahan pakaian

5.      Kembangkan satu warna dasar tiap pakaian,lebih bagus warna gelap atau warna netral

6.      Hindari membeli barang imitasi dan murah

7.      Belilah aksesori yang bagus saja

8.      Cobalah lebih dahulu

9.      Pahami harga

10.  Hati-hati dengan barang yang “high style” pilihlah barang klasik

11.  Batasi warna yang cemerlang

KARAKTER SEKRETARIS PROFESIONAL

Selain penampilan, ketrampilan berkarakter perlu dikuasai seorang sekretaris professional.Hal ini berguna untuk mengetahui bebera[a sifat,pimpinan menghendaki sekretarisnya memiliki suatu sifat,yakni:

1.      Semangat besar (Enthusiasm)

2.      Loyalitas
Berarti sekretaris bertindak seolah-olah benar-benar mempercayai perusahaannya.

3.      Inisiatif

4.      Dapat dipercaya (Reability)

5.      Kecakapan berorganisasi

6.      Kestabilan emosi

7.      Kerahasiaan (Confidential)

8.      Pentingnya produltifitas (Importance of Productivity)

9.      Penyesuaian diri dengan perubahan

10.  Mengevaluasi diri sendiri

KUALIFIKASI PERORANGAN SEKRETARIS PROFESIONAL

Pernah dengar betapa berharganya seorang sekretaris bagi pimpinan ? Ini karena sekretaris sangat mengetahui sifat-sifat,kelebihan serta kekurangan sekretaris. Ini juga yang menyebabkan betapa pentingnya sosok sekretaris bagi pimpinan:

1.      Seorang sekretaris bahus bijaksana (tactful)

2.      Sekretaris harus memiliki sikap bisa mengantisipasi

3.      Sekretaris harus memiliki sikap “follow through”

4.      Sekretaris harus tau bagaimana merencanakan pekerjaannya

5.      Harus dapat diandalkan dan dipercaya (Dependable)

6.      Harus mencerminkan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan

7.      Harus dapat menyimpan rahasia (Must be keep a secret)

8.      Sekretaris harus tampak paling baik

9.      Harus tahu bagaimana caranya bicara yang baik

10.  Harus bisa menghemat biaya

11.  Harus memiliki bermacam-macam minat

12.  Harus menjadi seorang yang tulus dan iklas

13.  Harus memiliki pemikiran sendiri

14.  Harus memiliki rasa menghargai