MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

Pengertian arsip menurut UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan adalah: “Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, aik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah”

Masih banyak lagi pengertian arsip antara lain:

•      Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah segenap warkat dari suatu oranisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan

•      Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran modern, arsip merupakan suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat dengan cepat ditemukan kembali

Syarat Arsip

•         Merupakan kumpulan warkat

•         Mempunyai nilai guna

•         Disimpan menurut sistem tertentu.

•         Apabila diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat

Peran arsip

1. Sebagai pusat informasi, maksudnya setiap arsip dapat membantu ingatan seseorang tentang suatu naskah tertentu.
2. Sebagai dokumentasi, maksudnya arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi dalam rangka pengambilan keputusan secara tepat tentang masalah yang sedang dihadapi.
3. Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi.

Adapun fungsi arsip menurutUU No. 7 Tahun 1971 pasal 2 adalah:

1.      Arsip Dinamis,

yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.

2.      Arsip Statis

yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Nilai Guna Arsip

•         Guna Informatoris : yakni memberikan sesuatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa

•         Guna Yuridis: yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan

•         Guna Historis yaitu menggambarkan keadaan atau peristiwa masa lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah

•         Guna Ilmiah yaitu sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seorang sarjana sesuatu penemuan ilmiah

Jenis-jenis arsip

Dilihat dari kepentingannya:

•         Vital record : warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi organisasi, sehingga warkat jenis ini perlu disimpan secara terus menerus

•         Importand record : warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka yang cukup lama, jenis ini perlu disimpan secara tertib

•         Useful record : warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya (lama penyimpanannya)

•         Non eessential record: warkat yang kegunaanya menjadi habis setelah selesai dibaca

Dilihat dari fisiknya

•         Arsip tertulis : arsip yang berupa tulisan

•         Arsip visual : arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan, pahatan, dll

Ditinjau dari isinya :

1. Finansial record yaitu catatan-catatan mengenai masalah keuangan
2. Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan
3. Personnel record adalah catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian
4. Sales recor, yakni catatan yang berisi informasi mengenai penjualan
5. Production record yakni catatan yang berhubungan dengan masalah produksi

Ditinjau dari kepemilikannya:

1. Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:

          a. Arsip Nasional Republik indonesia

          b. Arsip Nasional yang berada di Daerah tingkat 1

2. Berasal dari instansi pemerintah:

          a. Arsip primer merupakan arsip asli

          b. arsip sekunder, yaitu arsip yang berupa salinan

          c. arsip sentral yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip atau sentralisasi

          d. arsip unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing unit (desentralisasi)

Ditinjau dari fungsinya :

1. Arsip aktif, yakni arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi
2. Arsip in aktif atau pasif yakni arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral
3. Arsip statis yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus bagi organisasi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja

1. Asas Sentralisasi  :   Yaitu penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi atau unit kerja tersendiri, yakni semua warkat/surat /dokumen disimpan dalam suatu tempat dan dikelola oleh suatu unit tersendiri yaitu unit sentral

Keuntungan:

1. Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip
2. Pengembangan pegawai ahli dalam wawasan dan keterampilan kearsipan
3. Penyelenggaraan dan pengawasan lebih efektif karena tanggung jawab terpusat
4. Menghilangkan kekembaran salinan dalam bagian penyelenggaraan yang berlainan
5. Penghematan biaya, perlengkapan dan pegawai

Kelemahan:

1. Jika arsip dipelukan tidak dapat segera diperoleh karena harus melalui prosedur, apalagi bila letak tempatnya berjauhan
2. Sistem yang dipergunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan bagian masing-masing
3. Pegawai arsip tidak memiliki pengetahuan pada bagian lain secara menyeluruh
4. Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat/warkat

B. Asas Desentralisasi: Yaitu penyelenggaraan kearsipan yang tidak dipusatkan pada satu unit/bagian organisasi, tetapi penyimpanan surat/waarkat dilakukan pada unit/bagian secara sendiri-sendiri

Keuntungan :

1. Mudah memperoleh surat/warkat yang diperlukan
2. Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada di lokasi unit atau bagiannya
3. Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing

Kelemahan:

1. Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan
2. Pemborosan biaya dan perlengkapan
3. Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut
4. Kemungkinan terdapat kekembaran arsip karena tiap unit/bagian memiliki sendiri-sendiri

C.Asas Gabungan : Adalah penyelenggaraan pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diminimalisir.

Tugas pokok kearsipan:

1. Menyimpan berkas surat dinas
2.  Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas
3.  Penyusutan dan pemusnahan berkas
4. Penemuan kembali berkas surat/dokumen

Syarat pokok yang harus dimiliki pegawai arsi:

1. Menguasai pengetahuan tentang tata kearsipan
2. Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaannya seperti peralatan-peralatan baru yang lebih canggih yang akan membantu pelaksanaan tugasnya
3. Mengenal seluk beluk organisasi dengan pejabat-pejabatnya serta tugas-tugasnya
4. Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan berkepribadian baik

Pengertian filing sistem

•      Filing sistem adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat

•      Filing sistem merupakan salah satu kegiatan pengurusan arsip yang tidak dapat dipisahkan dengan kegiatan penemuan kembali (finding)

Tujuan filing sistem

1. Menghemat waktu
2. Menghemat tenaga
3. Menghemat tempat

•      Ciri-ciri filing sistem yang baik

1. Tidak memakan tempat, letak dibuat seefektif dan seefisien mungkin
2. Sederhana dan praktis, mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit
3. Mudah dicapai, penyimpanan surat/warkat harus dapat dengan mudah diambil dan digapai
4. Ekonomis, tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan, tenaga dan cara pengerjaan
5. Cocok dan tepat guna, disesuaikan dengan tujuan/kepentingan
6. Fleksibel; mudah dikembangkan apabila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan
7. Klasifikasi yang khusus; keanekaragaman arsip dapat menimbulkan kesulitan
8. Aman, bebas kerusakan karena penyimpanan; karena terpelihara dari gangguan serangga, rayap, air, debu, dsb.

•      Sarana filing sistem

1. Daftar klasifikasi adalah suatu daftar yang berisi pengelompokkan arsip secara sistematis berdasarkan kegiatan, sifat dan tujuan organisasi
2. Kode arsip adalah tanda pengenal pengganti (nama/masalah/wilayah) dari daftar klasifikasi. Kode arsip dapat berupa huruf, angka atau gabungan huruf dan angka yang disusun secara sistematis
3. Indeks adalah tanda pengenal yang merupakan alat bantu sebagai petunjuk untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip yang diperlukan

Tunjuk silang adalah alat untuk menunjukkan apabila ada arsip yang mempunyai dua nama atau dua permasalahan atau lebih yang saling berhubungan

•      Peralatan dan perlengkapan penyimpanan:

1. Filing cabinet yaitu lemari tempat menyimpan arsip.

            Macam-macam filing cabinet:

1. Lateral filing cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip
2. Drawer type filing cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar masuk

2. Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya, yang berfungsi sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada di belakangnya. Guide ada 2 macam, yaitu:

1. Guide besar berukuran 36 x 25 cm, guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder folio
2. Guide kecil berukuran 16 x 11 cm, guide ini dipakai untuk menyimpan kartu yang berukuran 15 x 10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar, dsb.

3. Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang digunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan di belakang guide. Ada 4 macam folder:

1. Brief ordner, yaitu map besar terbuat dari karton tebal di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak dan biasanya disusun secara vertikal di atas rak
2. Stofmap yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik
3. Snelhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapt alat penjepit arsip yang terbuat dari logam
4. Hanging map/map gantung yaitu map tanda jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet. Gawang adalah alat yang terdapat pada kedua sisi laci filing cabinet.

4. Rak sortir, berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing

5. Kartu indeks, yaitu kartu yang berukuran 15 x 10 cm yang di dalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip

6. Laci kartu indek, adalah laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai urutan abjad, contoh kartu indeks pada butir e di atas, disimpan di dalam laci “M” sesuai dengan huruf yang terdapat pada “Tab” (bagian yang menonjol pada kartu indeks)

•      Macam-macam Filing Sistem

1. Sistem abjad

            Adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai Z.

2. Sistem masalah

            Adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang bertalian

3. Sistem wilayah

            Adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat

4. Sistem tanggal

            Adalah sistem penyimpanan atau penataaan berkas/arsip berdasarkan urutan waktu/kronologis dari tanggal, bulan dan tahun penerimaan/pencatatan surat/dokumen

5. Sistem nomor

            Adalah sistem penyimpanan atau penataaan berkas/arsip berdasarkan nomor.