A. Pengertian Arsip
Dilihat dari asal katanya, istilah “arsip” berasal dari
bahasa Yunani arche yang berarti permulaan, jabatan, fungsi, atau kuasa
hukum. Kemudian kata arche berubah menjadi ta arche
yang artinya dokumen, catatan. Terakhir berubah menjadi archevum yang dalam bahasa Latin berarti balaikota. Menurut
istilah Inggris archives berarti tempat atau dokumen (record).
Seminar Dokumentasi/Arsip Kementerian-kementerian yang
diselenggarakan di Jakarta 23 Februari sampai 2 Maret 1957 merumuskan
pengertian arsip sebagai berikut:
1.
Arsip adalah kumpulan surat-menyurat
yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk documenter (documentaire
handeling) yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat
dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.
2.
Arsip adalah suatu badan yang
mengadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala
surat-surat baik dalam soal pemerintahan maupun soal umum, baik ke dalam maupun
ke luar dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Lembaga Administrasi Negara (LAN) mengartikan arsip sebagai
segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta,
gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya,
asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan
atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi,
fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena
pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Sedangkan Drs. The Liang Gie, memberikan pengertian arsip
sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan kembali.
Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, BAB I pasal 1 menegaskan bahwa yang
dimaksudkan dengan arsip adalah:
1.
Naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak
apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah.
2.
Naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa
pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
B. Syarat Arsip
Arsip
adalah himpunan lembaran tertulis, catatan-catatan tertulis yang disebut
warkat, yang harus memenuhi 3 syarat, yaitu:
1. Merupakan kumpulan warkat,
2. Mempunyai nilai guna,
3. Disimpan menurut sistem tertentu,
4. Apabila diperlukan dapat ditemukan
secara tepat dan cepat.
C. Fungsi Arsip
Menurut fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip
dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis
adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan
perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan
pelayanan ketatausahaan.
Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai
sebagai kriteria untuk arsip dinamis, sebenarnya arsip dinamis dapat dirinci
lagi menjadi:
1.
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih
dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit
pengolahan dari suatu organisasi/kantor.
2.
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang
frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
3.
Arsip in-aktif, yaitu arsip yang
tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya
sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
Arsip statis
adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan
dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara. Arsip ini tidak lagi berada pada
organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut akan tetapi berada di Arsip
Nasional Republik Indonesia (ARNAS).
Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka
petugas penata arsip mempunyai kewajiban terhadap:
1.
Penyimpanan berkas surat dinas.
2.
Pemeliharaan dan pengendalian berkas
surat dinas.
3.
Penyusutan dan pemusnahan berkas
surat dinas yang sudah tidak diperlukan lagi.
4.
Penemuan kembali berkas dinas yang
disimpan.
D. Peranan Arsip
Oleh karena pengertian inti arsip adalah kumpulan warkat
yang disimpan secara sistematis, maka peranan arsip adalah sebagai sumber
informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip
akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah.
Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi
untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang
sedang dihadapi.
E. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai keguanaan yang terkandung di
dalam arsip yang didasarkan atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri.
Berikut ini ada beberapa pendapat mengenai nilai guna arsip
antara lain sebagai berikut:
1. Menurut Vernoon B. Santen
Bahwa nilai guna arsip atau warkat tercakup dalam akronim
ALFRED:
A
= Administrative Value (nilai guna di bidang Administrasi),
misalnya surat dinas, formulir dan sebagainya.
L
= Legal Value (nilai guna di bidang Hukum), misalnya Akta Jual
beli
Tanah, surat kuasa dan sebagainya.
F
= Fiscal Value (nilai guna di bidang keuangan), misalnya cek,
kuitansi,
bilyet, giro, dan sebagainya.
R
= Research Value (nilai guna di bidang Penelitian), misalnya karya
tulis,
skripsi, tesis, desertasi, dan sebagainya.
E
= Educational Value (nilai guna di bidang Pendidikan), misalnya
ijasah,
buku rapor, daftar nilai, dan sebagainya.
D
= Documentary Value (nilai guna di bidang Dokumentasi),
misalnya
naskah perjanjian asli dan sebagainya.
2. Menurut Ensiklopedia Administrasi
Pada
pokoknya, sesuatu warkat mempunyai 4 (empat) keguanaan yaitu sebagai berikut:
a).
Guna Informatoris, yakni memberikan
suatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa.
b).
Guna Yuridis, yakni menjadi bahan
pembuktian dalam proses pengadilan.
c).
Guna Historis, yakni menggambarkan
keadaan atau peristiwa pada masa lampau, agar tidak terlupakan sepanjang masa
sebagai peristiwa sejarah.
d).
Guna Ilmiah, yakni sebagai catatan
hasil-hasil pemikiran seorang sarjana/penemuan-penemuan sesuatu Eksperimen
Ilmiah.
3. Menurut Arsip Nasional Republik
Indonesia
Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip
dapat dibedakan menjadi:
a).
Nilai guna primer, yaitu nilai guna arsip berdasarkan
kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna
primer meliputi:
§ Nilai
guna administrasi, adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada keguanaan bagi
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
§ Nilai
guna hukum, adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai
kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
§ Nilai
guna keuangan, adalah arsip yang mempunyai nilai guna keuangan yang berisikan
hal ihwal lyang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
§ Nilai
guna ilmiah dan teknologi, adalah nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah
dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
b).
Nilai guna sekunder, yaitu nilai guna arsip berdasarkan
pada keguanaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain atau untuk
kepentingan umum. Arsip nilai guna sekunder meliputi:
§ Nilai
guna kebutuhan, adalah jika dalam arsip itu terkandung fakta dan keterangan
yang digunakan untuk menjelaskan tentang lembaga/instansi tersebut diciptakan,
dikembangkan diatur fungsi dan kegiatannya.
§ Nilai
guna informasional, adalah jika dalam arsip, isi dan informasi yang ada di
dalamnya mengandung berbagai kepentingan penelitian dan sejarah tanpa dikaitkan
dengan lembaga/instansi pencipta arsip kegiatannya.
Dari beberapa pendapat diatas jika diambil kesimpulan, maka
nilai guna arsip atau warkat yaitu administrative, legal, fiscal,
research, dan documentary.
F. Jenis-jenis Arsip
Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang
diantaranya sebagai berikut:
1.
Ditinjau dari kepentingannya, yaitu
melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai
guna yang terkandung di dalamnya. Menurut Ensiklopedia Administrasi,
arsip atau warkat jenis ini dapat dibedakan menjadi:
a).
Vital record (warkat sangat
penting), yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bati suatu
organisasi atau instansi, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara
terus menerus (abadi) selama organisasi itu masih berdiri.
b).
Important record (warkat penting),
yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup
lama (3 tahun keatas) untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib,
misalnya Surat Perjanjian Sewa-menyewa dan lain-lain.
c).
Useful record (warkat berguna), yaitu
warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa, untuk itu warkat
jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya (lama penyimpanan),
biasanya di berbagai organisasi/instansi jenis warkat ini paling banyak
jumlahnya, contoh surat-surat kantor pada umumnya.
d).
Non essential record (warkat tidak
penting), yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai
dibaca. Untuk warkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi
dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingan isinya/dicatat dalam agenda
harian. Contoh: undangan rapat dan lain-lain.
2.
Ditinjau dari fisiknya, yaitu
melihat arsip/warkat dari wujud benda arsip tersebut. Arsip\warkat jenis
ini terdiri dari:
a).
Arsip tertulis, yaitu wujud arsip
berupa tulisan/tertulis misalnya surat dinas, akta, dan lain sebagainya.
b).
Arsip visual, yaitu wujud arsip yang
dapat dilihat berupa gambar, lukisan/ukiran/pahatan, seperti peta, relief,
poster dan sebagainya.
3.
Ditinjau dari isinya, yaitu melihat
arsip/warkat dari segi isi yang terkandung di dalamnya. Arsip/warkat
jenis ini dapat berupa:
a).
Financial record, adalah
catatan-catatan mengenai masalah keuangan misalnya:
§ Tata
cara mengajukan kredit,
§ Tata
cara pembayaran uang,
§ Jumlah
uang yang harus dibayar,
§ Tanggal
pembayaran atau pelunasan hutang.
b).
Inventory record, adalah catatan yang
berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods) yang memuat antara lain:
§ Jumlah
dan macam-macam persediaan barang,
§ Harga
barang-barang tersebut,
§ Lokasi/tempat
barang tersebut,
§ Keadaan
fisik barang.
c).
Personnel record, adalah
catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, seperti catatan
riwayat hidup, pengalaman kerja, konduite absensi pegawai.
d).
Sales record, adalah catatan-catatan yang berisi informasi
mengenai penjualan, misalnya:
§ Mutu
penjualan,
§ Jumlah
persediaan,
§ Harga
barang,
§ Daerah
pemasaran,
§ Hasil
penjualan,
§ Prosedur
penjualan.
e).
Production record, adalah catatan-catatan
yang berhubungan dengan masalah produksi, misalnya:
§ Jumlah
barang yang dihasilkan,
§ Jenis
barang yang dihasilkan,
§ Kualitas
barang yang dihasilkan,
§ Jenis
bahan baku yang dipergunakan,
§ Jenis
bahan baku pembantu atau tambahan yang diperlukan,
§ Jenis
alat (mesin proses produksi),
§ Laporan
produksi.
4.
Ditinjau dari pemiliknya, yaitu
melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi
organisasi atau lembaga/kantor tersebut, antara lain sebagai berikut:
a).
Berasal dari lembaga pemerintahan,
antara lain:
§ Arsip
Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya
disebut dengan Arsip Nasional Pusat (Arnaspus).
§ Arsip
Nasional RI yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I, yang selanjutnya
disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda)
b).
Berasal dari instansi
pemerintah/swasta:
§ Arsip primer merupakan arsip asli,
bukan merupakan salinan copy atau tembusan/tindasan,
§ Arsip sekunder, adalah arsip yang
berupa salinan, copy tembusan/tindasan,
§ Arsip sentral adalah arsip yang
disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya
(sentralisasi),
§ Arsip unit adalah arsip yang
penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing unit di mana arsip tersebut dibuat
(tersebat/desentralisasi).
5.
Ditinjau dari fungsinya arsip dapat
dibedakan atas:
a).
Arsip aktif, yaitu arsip yang
masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unti
pengolahan suatu organisasi.
b).
Arsip inaktif atau pasif
yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya
oleh unit sentral dalam suatu organisasi/instansi.
c).
Arsip statis, yaitu arsip
yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus bagi organisasi/instansi,
namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum/negara karena bernilai
kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
RUANG
LINGKUP KEARSIPAN
A. Pengertian Kearsipan
Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian kearsipan,
antara lain sebagai berikut:
1.
R. Soebroto, menyatakan bahwa yang dimaksud dengan
kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan,
pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
2.
Kamus administrasi, kearsipan adalah
segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat
dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan penyingkirannya.
3.
Drs. E. Martono, menyatakan bahwa kearsipan
adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar sistem tertentu
serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga sewaktu-waktu
diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.
Dari pendapat tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa
kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip
dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan
dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat.
B. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentan perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut
bagi kegiatan pemerintah. Adapun
tujuan kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Menyampaikan surat dengan aman dan
mudah selama diperlukan.
2. Menyiapkan surat setiap saat
diperlukan.
3.
Mengumpulkan bahan-bahan yang
mempunyai sangkut-paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
C. Kegiatan Kearsipan
Menurut Drs. E. Karso,
kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Kegiatan Penciptaan
Merupakan suatu proses pembuatan dan penerimaan
arsip yang terdiri dari pengurusan surat masuk maupun surat keluar (mail
handling), baik menggunakan sistem buku agenda maupun sistem kartu kendali
(sistem pola baru). Untuk surat dimulai dari penerimaan surat, pemrosesan
ke unit pengolah sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk disimpan.
Untuk surat keluar dimulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan
sampai surat tersebut dikirim dan tindakanya siap untuk disimpan.
2. Kegiatan Penyimpanan (Filing) dan
Penemuan Kembali
a.
Kegiatan penyimpanan (filing),
adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan
tanda disposisidep (deponeren/simpan), pemberian kode-kode penyimpanan
sampai penempatan arsip tersebut disimpan ke dalam folder dan dimasukan
kedalam filing kabinet.
b.
Kegiatan penemuan kembali (finding),
adalah kegiatan yang dimulai dari peermintaan arsip oleh pihak lain,
mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat pada
daftar Klasifikasi, hingga menemukan kembali arsip di tempat penyimpananya
sesuai dengan kode simpanan.
3. Kegiatan Penyelamatan
Kegiatan penyelamatan yaitu kegiatan penyelamatan arsip
agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak atau hal-hal lain yang
menyebabkan hilangnya nilai guna arsip, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan
:
a.
Pengamanan, yaitu kegiatan untuk menjaga agar
isi/informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang tidak
berhak(terutama untuk arsip yang bersifat rahasia).
b.
Pemeliharaan, adalah kegiatan menjaga agar
benda arsip tersebut tidak mudah rusak dengan kata lain kegiatan ini merupakan
tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip (preventif), misalnya selama
dalam kegiatan pemeliharaan ini benda-benda arsip perludisemprot dengan obat
anti hama, atau sebelum disimpan dipersiapkan terlebih dahulu tempat yang aman
dari kerusakan.
c.
Perawatan, adalah kegiatan kemampuan untuk
memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat dipergunakan kembali,
dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan setelah terjadi kerusakan pada
arsip yang bertalian (represif), misalnya jika diketahui sesuatu benda arsip
dalam keadaan rusak/benar-benar rusak, sedangkan arsip tersebut masih
diperlukan/dipergunakan, sebagai tindakan represifnya tersebut dilaminasi
(diberi lapisan plastik), kemudian dimikro filmkan. Apabila ada pihak
yang membutuhkan arsip tersebut cukup ditunjukan mikro filmnya saja, sedangkan
arsip yang aslinya masih disimpan.
4. Kegiatan Penyusutan
Kegiatan penyusutan, adalah kegiatan mengurangi jumlah
arsip yang disimpan, terutama arsip-arsip yang telah hilang nilai kguna
arsipnya, sehingga arsip yang tersimpan benar-benar arsip yang memiliki nilai
guna tinggi. Kegiatan penyusutan arsip ini meliputi :
a.
Penilaian atau
pemindahan, adalah
kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering atau sudah jarang atau
bahkan ktidak dipergunakan lagi, kemudian arsip tersebut dipindahkan
penyimpananya ke unit sentral.
b.
Pemusnahan, adalah kegiatan menghapuskan secara
fisik arsip yang telah hilang nilai gunanya, dengan harapan agar arsip yang
tersimpan hanyalan arsip yang benar-benar masih dipergunakan.
Adapun cara
pemusnahan tersebut bisa, dilakukan dengan cara dibakar, dimusnahkan dengan
cairan kimia atau dimusnahkan dengan mesin penghancur dokumen (paper schreder)
c.
Penyerahan, adalah suatu kegiatan menyerahkan
arsip yang memiliki nilai guna kebangsaan (arsip statis) ke Arsip Nasional
Pusat/Arsip Nasional Daerah atau kepada pemerintah daerah tingkat I
masing-masing propinsi.
Dengan demikian, ruang lingkup kegiatan kearsipan tersebut
dimulai dari kegiatan penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, penyelamatan,
dan berakhir dengan penyusutan. Namun demikian, sebagai Inti dari
kegiatan semua itu adalah Kegiatan Penyimpanan dan Penemuan Kembali.
D. Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya
Aktivitas surat menyurat di lingkungan kantor sering
terhambat dikarenakan adanya permasalahan dalam kegiatan/system kearsipannya,
adanya hambatan tersebut sedikit banyak akan menimbulkan dampak negative
terhadap kegiatan kantor tersebut secara menyeluruh.
1.
Masalah Kearsipan
a.
Drs. The Liang Gie, mengemukakan bahwa masalah pokok
di bidang kearsipan antara lain sebagai berikut:
· Tidak dapat menemukan kembali secara
cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan/satuan
organisasi.
· Peminjaman atau pemakaian surat oleh
pimpinan/satuan organisasi lainnya, jangka waktunya sangat lama, bahkan
kadang-kadang tidak dikembalikan.
· Bertambahnya surat-surat ke dalam
bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak
lagi mencukupi.
· Tata kerja dan peralatan kearsipan
yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern, sebagai akibat
dari pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.
b.
Drs. E Martono, mengemukakan bahwa masalah yang
sering timbul di bidang kearsipan adalah sebagai berikut:
· Warkat tidak dapat ditemukan kembali
karena hilang.
· Warkat ditemukan setelah lama
mencari dan membongkar seluruh tumpukan kertas.
· Warkat setiap hari selalu bertambah.
· Tempat penyimpanan warkat selalu
sesak, kurang tempat.
· Peralatan penyimpanan tidak memenuhi
syarat.
· Pegawai di bidang penyimpanan warkat
kurang terlatih.
c.
Drs. Moekijat, mengemukakan bahwa masalah yang
sering dijumpai di bidang kearsipan adalah sebagai beriku:
· Penggunaan system Penggolongan
(Klasifikasi) yang salah.
· Organisasi yang kurang baik dan
perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas.
· Pegawai yang tidak terlatih.
· Tidak ada prosedur kearsipan
tertentu.
· Tidak ada penentuan waktu yang
direncanakan untuk penyimpanan dan menghapuskan warkat-warkat.
· Ruang dan perlengkapan tidak sesuai
dengan kegiatan.
· Kurang adanya pengawasan terhadap
warkat-warkat/surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya.
Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa
masalah pokok atau masalah-masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan
kearsipan adalah sebagai berikut:
a.
Penerapan system penyimpanan yang
kurang cepat.
b.
Sarana dan tempat kegiatan kearsipan
kurang/tidak memadai.
c.
Pegawai Pengelolaan Arsip
tidak/kurang terlatih dan kurang/tidak adanya bimbingan dari pimpinan dalam
menjalankan tugasnya.
d.
Kahilangan arsip sebagai akibat
peminjaman yang tidak tertib.
e.
Jumlah arsip setiap hari bertambah
tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip.
f.
Kerusakan arsip yang terjadi karena
kurangnya perawatan, maupun oleh kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal di luar
kemampuan manusia untuk mencegahnya (Force Majeure), seperti bencana alam,
kerusakan, dan sebagainya.
2.
Pemecahannya
Dari kesimpulan tentang masalah-masalah pokok dalam
kearsipan maka pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut:
a.
Menggunakan system penyimpanan yang
tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu sendiri. Terdapat 5
sistem penyimpanan arsip antara lain:
· Sistem Abjad (Alphabetical)
· Sistem Masalah (Subject)
· Sistem Nomor (Numeric)
· Sistem Tanggal (Chronologic)
· Sistem Wilayah (Geographic)
Masing-masing
system pengarsipan tersebut mempunyai spesifikasi tersendiri.
b.
Manyediakan tempat dan sarana
perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan teknologi.
c.
Menyeleksi pegawai yang akan
ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos
kerjanya.
d.
Menciptakan prosedur peminjaman dan
pengembalian arsip yang memadai, misalnya dengna menggunakan bon peminjaman
arsip yang lazim disebut sebagai Out Slip.
E. Kewajiban Kearsipan
1.
Arsip Nasional Pusat wajib
menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip statis dari Lembaga-Lembaga
Negara dan Badan-Badan Pemerintah Pusat.
2.
Arsip Nasional Daerah wajib
menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip statis dari Lembaga-Lembaga dan
Badan-Badan Pemerintah Daerah serta Badan-Badan Pemerintah Pusat di tingkat
Daerah.
3.
Arsip Nasional Pusat maupun Arsip
Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip yang
berasal dari Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan.
4.
Lembaga-Lembaga Negara dan
Badan-Badan Pemerintahan Pusat maupun Daerah wajib mengatur, menyimpan,
memelihara, dan menyelamatkan arsip dinamis.
5.
Lembaga-Lembaga Negara dan
Badan-Badan Pemerintahan Pusat wajib menyerahkan naskah-naskah arsip statis
kepada Arsip Nasional Pusat.
6.
Lembaga-Lembaga dan Badan-Badan
Pemerintahan Daerah, serta Badan-Badan Pemerintahan Pusat di tingkat Daerah,
wajib menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional Daerah.
F. Ketentuan Pidana
1.
Barang siapa dengan sengaja melawan
hukum memiliki arsip sebagaimana diatur dalam UU ini dapat dipidana dengan
pidana penjara selama-lamanya 10 tahun. terhadap sesuatu barang yakni sikap
perbuatan menguasai barang itu seolah-olah. Istilah “memiliki” ialah
sikap perbuatan sebagai pemilik yang sah ia pemiliknya, yang dengan demikian ia
dapat berbuat sekehendak hatinya atas barang tersebut. Dalam hal ini
tidak dipersoalkan perbuatan-perbuatan yang mendahului pemilikan
tersebut. Hal-hal ini telah ditampung dalam ketentuan Kitab Undang-Undang
Hukum Pidana.
2.
Barang siapa yang menyimpan arsip
sebagaimana diatur dalam UU ini yang sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi
naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia
diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara
seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 tahun.
3.
Tindak pidana tersebut adalah
kejahatan.
G. Faktor-Faktor Kearsipan yang Baik
Beberapa faktor-faktor kearsipan
yang baik antara lain:
1. Penggunaan sistem penyimpanan secara
tetap.
Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing
system adalah suatu rangkaian tata-cara yang teratur menurut sesuatu pedoman
tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan
dapat diketemukan kembali secara cepat. Cepat atau lambatnya penemuan
kembli dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya
penggunaan sistem penyimpanan setiap benda syarat.
2. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat.
Dalam kamus administrasi, “fasilitas” diartikan sebagai
kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaaan-pekerjaan dalam suatu
usaha kerja sama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi
4 golongan, yaitu:
· Alat-alat korespondensi, seperti
kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dan sebagainya.
· Alat-alat penerimaan surat seperti
bak/kotak surat meja tulis, rak dan sebagainya.
· Alat-penyimpanan surat (setelah
diarsipkan) seperti map ordner, folder cabinet dan seterusnya.
· Alat-alat lainnya seperti ruangan yang
cukup, cahaya, kode pokok soal dan sebagainya.
3. Petugas kearsipan yang memenuhi
syarat.
Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan
baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk
petugas tata usaha, umumnya yaitu:
ü Memiliki pengetahuan di bidang,
ü Pengetahuan umum, terutama yang
menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip,
ü Pengetahuan tentang seluk-beluk
instansinya yakni organisasi beserta tugas-tugasnya dan penjabat-penjabatnya,
ü Pengetahuan khusus tentang tata
kearsipan,
ü Memiliki keterampilan untul
melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan,
ü Berkepribadian yakni memiliki
ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran
serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
JENIS-JENIS
PERALATAN KEARSIPAN
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan
dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat
digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuar seperti
logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain:
Sebagai saran penyimpanan arsip,
1.
Sebagai alat bantu untuk
mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan,
2.
Sebagai alat pelindung arsip dari
bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama,
Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang
peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan
dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut:
1.
Pengarsipan horizontal, yaitu
penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar
(horizontal), di mana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci
yang tidak terlalu dalam.
2.
Pengarsipan vertical, yaitu
penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus
(vertical) di mana arsip disusun berderet ke belakang.
3.
Pengarsipan lateral, yaitu
penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri
(lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada
dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di
bidang kearsipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang
ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan
untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut:
1. Filling Cabinet
Filling cabinet, yaitu lemari arsip yang teridiri dari
beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4
dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip
ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet ke
belakang. Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang
masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip
tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).
Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan
ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan
dari laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat, di samping membuat
pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di
dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tiak lebih dari
4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.
Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang
yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang
lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging
folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi
yang paling baik adalah dari logam, karena lebih kuar.
2. Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)
Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan
arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara
berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak
memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau
besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
3. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam
berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi
yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau
pun menggunakan kaca.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri
menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner
atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip
dimasukkan ke map.
4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip
yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan
di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip.
Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari
ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip
yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.
5. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas
tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.
Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya
arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup.
Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:
a.
Stopmap folio, yaitu map yang
terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi
untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya,
stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi
dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi
kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
b.
Map snelhecter, yaitu map yang
mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun
penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya digunakan
penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi
dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya
terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
c.
Folder, yaitu map tanpa
dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini
fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak
arsip secara vertical. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada
posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam
folder tersebut.
d.
Hanging folder, yaitu folder
yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada
gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab
untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
6. Guide
Guide, yaitu lembaran kertas tebal tau karton yang digunakan
sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide
terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:
a.
Tab guide, yaitu bagian yang
menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan)
arsip.
b.
Badan guide, fungsinya untuk
menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip
menggunakan filling cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan
ordner atau map snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan
bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas
ukuran folio atau a4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang
disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur
penempatannya, yaitu sebagai berikut:
a.
Guide pertama, yaitu tab guide
terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main
subject).
b.
Guide kedua, yaitu tab guide
terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder
(sub subject).
c.
Guide ketiga, yaitu tab guide
terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub
sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.
7. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm
yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di
dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup
kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip.
Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
8. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah
kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara
kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan
staples. Stapler dan stapler berbuat dari bahan logam sehingga cukup
kuat.
Jangan memasukkan isi staples melebihi kamampuannya, supaya
daya lentur per tetap kuar. Jika terjadi kemacetan di bagian mulut,
usahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat popular sehingga
memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini,
seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan.
Menurut
kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a.
Stapler kecil, yaitu stapler yang
bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
b.
Stapler sedang, yaitu stapler yang
bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
c.
Stapler besar, yaitu stapler yang
bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.
Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut:
a.
Perforator dengan satu pelubang,
digunakan untuk melubangi karti perpustakaan, papan nama, plastik, dan
lain-lain.
b.
Perforator dengan dua pelubang,
digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau
ordner.
c.
Perforator dengan lima pelubang,
digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara
kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter
5 mm. perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator
adalah sebagai berikut:
a.
Siapkan kertas yang akan diberi
lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk
menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
b.
Kertas diletakkan di papan kertas
pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.
c.
Tangkai perforator ditekan dengan
telapak tangan sampai kertas berlubang.
10. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi
sebagai berikut:
a.
Numerator kecil, yaitu numerator
yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b.
Numerator besar, yaitu numerator yang
ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan
komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka
secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus
disimpan di tampat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator
adalah sebagai berikut:
a.
Beri tinta pada bantalan huruf.
b. Atur nomor awal.
c.
Cetak nomor dengan cara menekan
tangkai numerator.
11. Kotak/box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip
yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip
yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.
Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke
samping).
12. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan
surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder
masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan. Ada
yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini
dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton
(kertas tebal).
13. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk member judul pada
map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah
folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan
mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi
ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.
14. Tickler File
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari
kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang
berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang
memiliki jatuh tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan tunuk
menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagain dalam tickler
file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi
sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
15. Cardex (Card Index) Cabinet
Cardex (Card Index) Cabinet adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar
memanjang. Di dalam cardes terdapat semacam kantung plastik tempat
menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.
16. Rak/Laci Kartu
Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur
dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara
vertical. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan
dengan kebutuhan.
17. Alat Penyimpanan Khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact
disk), kaset, dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan
desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi.
Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket.
Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.
Alat-alat tersebut di atas sangat memungkinkan untuk
mengalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun
jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semaking
berkembang.
JENIS-JENIS
PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang
digunakn dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak
tahan lama (penggunaannya relatif singkat), artinya bahan-bahan ini selalu
disediakan secara terus menerus.
Beberapa perlengkapan kearsipan, antara lain sebagai
berikut:
1. Kartu Indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu
arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan
arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Kartu indeks mencatat informasi tentang:
- Judul/nama surat
- Nomor surat
- Hal surat
- Tanggal surat
- Kode surat
- Kode kartu indeks
Karti indeks digunakan apabila arsip yang disimpan
menggunakan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Karti
indeks tidak digunakan jika arsip/dokuman disimpan dengan menggunakan system
abjad. Hal ini disebabkan karti indeks dibuat untuk membantu menemuikan
arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang
judul/caption/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan
berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.
Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan system
masalah/subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat
kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam
harus mengetahui tentang masalah dari arsip yang akan dipinjam. Jika
petugas mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi
jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat di tempat
penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui
lokasi penyimpanan arsip tersebut.
Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil
ditemukan, arsip tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan system
penyimpanan yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks. Kartu indeks
disimpan pada laci cardex dengan menggunakan system abjad (alfabetis).
2. Kartu Tunjuk Silang
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu
menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk
silang. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada
tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu
dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk
silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi
hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk
silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang yang
berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan.
Beberapa criteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan
kartu tunjuk silangnya antara lain:
- Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul caption nama.
- Jika surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet, misalnya berupa peta, gambar, maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.
Penyimpanan
kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut:
ü Disimpan
dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara
alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak.
ü Disimpan
di bagian paling belakang laci filling cabinet, di belakang guide PS (Petunjuk
Silang). Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.
3. Lembar Pinjam Arsip (Out Slip)
Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang
digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
Adapun kegunaan dari lembar pinjam
arsip, antara lain sebagai berikut:
- Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
- Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.
- Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
- Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai
berikut:
- Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.
- Lembar ke-2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
- Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.
4. Map Pengganti (Out Folder)
Jika surat dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map
yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out
folder) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.
5. Buku Arsip
Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyimpanan arsip.
Contoh buku arsip:
|
No.
Urut
|
Tanggal Penyimpanan
|
Judul
Surat
|
Nomor
Surat
|
Tanggal
Surat
|
Hal
Surat
|
Keterangan
|
|
0001
|
25
Januari 2008
|
PT
Surya Gemilang
|
001.A.
289
|
18
Januari 2009
|
Perjanjian
kerja sama
|
-
|
ANALISA
KEBUTUHAN PERALATAN DAN
PERLENGKAPAN
KEARSIPAN
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang
akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai
berikut:
1.
Peralatan harus disesuaikan dengan
bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, surat, foto, dan sebagainya.
2.
Peralatan yang digunakan juga harus
memperhatikan sifat arsip yang disimpan, sehingga keamanan informasinya
terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip
rahasia, arsip sangat rahasia, dan sebagainya.
3.
Peralatan yang digunakan juga
memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip, apakan jumlah arsip terus
bertambah setiap tahun dan berapa banyak rata-rata pertambahannya.
4.
Peralatan yang akan digunakan juga
harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan
ditempatkan kembali pada lokasinya.
5.
Peralatan yang akan digunakan juga
harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan
kemungkinan untuk perluasannya.
6.
Bentuk organisasi, apakah
organisasinya besar atau kecil.
7.
Tingkat perlindungan terhadap arsip
yang disimpan.
8. Biaya yang tersedia.
Peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan mempunyai
pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan
adanya peralatan tersebut, maka tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip dari
kemusnahan serta dapat menyimpan dan menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan
tepat akan lebih mudan tercapai. Oleh karena itu, peralatan kearsipan
harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan.
Berbagai macam peralatan kearsipan dapat dicari di
toko-toko keperluan kantor, dengan berbagai macam model, harga, bahan,
dan sebagainya. Namun demikian, peralatan tersebut dapat dipesan khusus
jika menginginkan peralatan yang lebih spesifik, baik bahan, model, maupun
ukurannya.
Sebelum membeli atau menentukan peralatan apa yang akan
digunakan, sebaiknya didata terlebih dahulu tentang kebutuhan
peralatan/perlengkapat yang dibutuhkan.
Berikut ini contoh daftar dari kebutuhan peralatan dan
perlengkapat arsip suatu kantor.
Daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapan arsip suatu
kantor:
|
No.
|
Kode
|
Nama
Barang
|
Tipe
|
Spesifikasi
|
Merek
|
Jumlah
|
|
1
|
FC
1234
|
Filling
Cabinet
|
Vertikal
|
4
laci
|
Elite
|
2
buah
|
|
2
|
F0
1234
|
Folder
|
Hangging
|
Ber-tab
|
New
Fujian
|
400 Lb
|
|
3
|
Or
1234
|
Ordner
|
-
|
-
|
Gungyu
401
|
100
Kg
|
|
4
|
Ca
1234
|
Cardex
|
-
|
8
laci
|
President
|
5
buah
|
Pengisian kode mengikuti aturan yang berlaku dalam suatu
kantor. Pengajuan suatu perlengkapan juga mengikuti aturan yang berlaku
di suatu kantor, tetapi pada umumnya diajukan atau dibuat untuk 1 tahun.
MENGHITUNG
KEBUTUHAN PERALATAN
DAN
PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Seperti telah disebutkan diatas bahwa untuk
menentukan/memilih arsip yang akan digunakan salah satu pertimbangannya adalah
tentang biaya yang tersedia. Agar biaya yang tersedia dapat digunakan
secara efisien dan efektif, maka perlu dilakukan analisa/pertimbangan yang
cermat terhadap kebutuhan peralatan dan perlengkapan. Hal ini sangat
penting agar tidak ada peralatan dan perlengkapan yang tidak digunakan.
Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang sangat dibutuhkan oleh
suatu kantor, maka bagian pengadaan barang dapat melakukan survey terhadap
kebutuhan peralatan. Survey dilakukan secara intern dan ekstern.
Secara intern dapat dilakukan dengan mendata peralatan dan perlengkapat yang
dibutuhkan oleh setiap unit kerja. Secara ekstern dapat dilakukan dengan
mencari peralatan dan perlengkapan yang bermutu baik dengan harga yang
bersaing. Di samping itu, penghitungan yang cermat juga dapat membantu
untuk menentukan jenis, bahan, jumlah peralatan, dan perlengkapan apa saja yang
memang benar-benar perlu disediakan.
Perhatikan contoh cara perhitungan kebutuhan dari
perlengkapan arsip. Penghitungan kebutuhan sarana untuk menangani arsip
inaktif setebal 1 meter (100 cm) yang akan disimpan di dalam kotak arsip dan
ditempatkan dalam rak arsip. Sarana yang dibutuhkan adalah sebagai
berikut:
1.
Karti Deskripsi
a.
Kartu deskripsi terbuat dari kertas
HVS/Duplikator
b.
Ukuran kartu deskripsi 10 cm x 15 cm
atau seperempat kertas HVS/duplicator ukuran folio.
c.
Setiap kartu deskripse digunakan
untuk mendeskripsikan arsip rata-rata setebal 0,2 cm.
Untuk
menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kartu deskripsi sebanyak:
Tebal
arsip : ketebalan pendeskripsian = 100 : 0,2 = 500 kartu deskripsi.
Kebutuhan
kertas HVS/duplicator = (500 : 4) x 1 lembar = 125 lembar kertas
HVS/duplicator.
2.
Kertas Pembungkus
- Kertas pembungkus terbuat dari kertas yang bebas asam atau kertas Samson.
- Ukuran kertas pembungkus adalah 90 cm x 40 cm atau sepertiga ukuran kertas Samson.
- Setiap satu kertas pembungkus digunakan untuk membungkus arsip rata-rata setebal 0,2 cm.
Untuk
menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kertas pembungkus sebanyak:
Tebal
arsip : ketebalan pembungkusan = 100 : 0,2 = 500 kertas pembungkus.
Kebutuhan
kertas Samson = (500 : 3) x 1 lembar = 166,67 = 167 kertas Samson.
3.
Kotak Arsip
- Kotak arsip terbuat dari kertas karton yang bebas asam.
- Ukuran kotak arsip, yaitu panjang = 38 cm, lebar = 10 cm, dan tinggi = 27 cm.
Untuk
menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kotak arsip sebanyak:
Jumlah
arsip : lebar kotak = 100 : 10 = 10 kotak arsip.
Jadi,
kebutuhan kotak arsip sebanyak 10 buah.
4.
Rak Arsip
- Rak arsip atau roll o’pack terbuat dari metal.
- Panjang rak arsip = 107 cm.
- Setiap rak arsip terdiri dari 5 trap/shelf.
- Setiap trap berisi 10 kotak arsip ukuran 10 cm.
Untuk
menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan rak sebanyak 1 trap.
5.
Alat Tulis Kantor dan Saran Lain
No comments:
Post a Comment