Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam,
sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan
pemimpin. Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan
dalam mengembangkan usahanya. Sekretaris profesional harus memiliki dan bisa
melakukan hal-hal berikut:
1.
Menampilkan Citra Perusahaan
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris
adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra
perusahaan yang baik.
2.
Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua
tugasnya. Bukan hanya baik kepada bos tapi juga harus baik kepada relasi dan
kawan sekantor.
3.
Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan bos dan selalu mendapat kepercayaan dari bos,
sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang
sos.
4.
Tahu Teknologi
Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga
harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5.
Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa
melakukan pembukuan kantor.
6.
Harus Bisa Bahasa Asing.
Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang
sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta bos untuk bertemu dengan
relasi yang berasal dari luar negeri.
7.
Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan
mengambil keputusan.
8.
Mempunyai Etika yang Baik.
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal
berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra
perusahaan.
9.
Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi
menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara
dengan publik atua pada saat meeting.
Dari sekian banyaknya tugas seorang sekretaris
profesional, ternyata mempunyai etika yang baik termasuk dalam dalam tugas
seorang sekretris yang wajib harus dikuasai.
Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu
dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal
sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris
meliputi:
1. Cara berbusana
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu
berbusana, misalnya :
a. Waktu
b. Keadaan jasmani
c. Iklim
d. Bahan, warna, motif pakaian
e. Kosmetik
f. Asesoris
2. Cara berbicara
a. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu
berbicara:
b. Jangan ceroboh
c. Jangan menyinggung perasan orang lain
d. Jangan memperbincangkan masalah pribadi
e. Jangan gemar memuji diri sendiri
f. Hindari gossip
g. Jangan memotong pembicaraan
h. Jangan membesarkan persoalan sepele.
3. Cara Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan
pikiran), kemudian
disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang
dikemukakan.
4. Cara Duduk
a. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal,
lelah, dan bosan.
b. Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.
c. Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan
asal memperhatikan kesopanan.
d. Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki
e. Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.
5. Cara Berjalan
a. Jangan menyeret-nyeret sepatu
b. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak
dibuat-buat
c. Tunjukkan ekspresi tanda percaya diri
d. Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih
dahulu, sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria
6. Cara Makan dan Minum
Cara makan :
a. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi
b. Pilih dan ambil makanan sesuai dengan kebutuhan
c. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan
jangan terlalu lambat
d. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau
berpura-pura kenyang
Cara minum
a. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru
b. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup
c. Usahakan jangan sampai tumpah
d. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking
e. Tawari minum kawan atau orang lain yang berada di
dekat kita
f. Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya
No comments:
Post a Comment