1. Dana kas Kecil
Pengeluaran kas
didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena
untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila
dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu
dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).
Dari kutipan di
atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek.
Oleh sebab itu perusahan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa
dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak
bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran
yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi
ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas
kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.
Dalam sebuah
perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk
menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang
relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan
penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas
kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya
pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin.
Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:
a. Biaya
makan minum
b. Biaya
perlengkapan
c. Biaya
keperluan kantor
d. Serta
biaya-biaya lainnya.
2. Kearsipan
Semua
kegiatan pengurusan arsip yang meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan arsip,
penyimpanan (filling) dan penemuannya kembali (finding), penyelamatan
(pengamatan), dan penyusutan arsip (penyerahan, pemindahan, permusnahan), jika
kita melihat berdasarkan pengertian-pengertian arsip dan kearsipan tidaklah
sama sebab arsip menunjukan kepada bendanya sedangkan kearsipan (filling)
menunjukan kepada kegiatannya.
Menurut fungsinya arsip dapat di
bedakan menjadi 2 (dua) golongan yaitu:
a. Arsip
Dinamis
Arsip Dinamis ialah Arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan pekerjaan.
Arsip dinamis dibagi 2 (dua) kelompok
yaitu:
ü
Arsip dinamis aktif adalah arsip yang
masih diperlukan terus menerus dalam pelaksanaan kegiatan administrasi.
ü
Arsip dinamis inaktif adalah arsip
yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah berkurang
b. Arsip
Statis ialah arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dalam penyelenggaraan
pekerjaan dan mempunyai nilai informasi tinggi disimpan di Arsip Nasional.
3. Perjalanan Bisnis
Perjalanan dinas
pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena
adanya pelaksaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar,
diklat, tender, janji pertemuan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara
seremonial, kegiatan social, dan berbagai kegiatan lainnya, sehubungan dengan
perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu
mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi kerena adanya sekretaris,
seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang salah
satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan.
Disamping itu, seorang sekretaris dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan
harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana
prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen perjalanan atau travel biro
dengan mudah. Maka dari itu sekretarislah yang mengatur tugas perjalanan dinas
atau bisnis pimpinan secara keseluruhan. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh
sekretaris adalah peraturan perusahaan tsb yaitu perlu mengetahui masing-masing
hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas
ekonomi, dan sebagainya. Selanjutnya
setelah mendapat kepastian keberangkatan.pimpinan maka sekretaris perlu
mengumpulkan informasi.
Daftar Perjalanan (Itinerary)
Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah
rencana tentang kegiatan yang dilakukan pimpinan selama perjalanan. Sekretaris
dapat bekerja sendiri, tetapi tetap melakukan konfirmasi dengan pimpinan
tentang segala sesuatu yang harus dipersiapkan.
Hal ini perlu dilakukan karena biasanya pimpinan memiliki keinginan,
pemikiran, dan rencana tertentu berkaitan dengan perjalanan dinasnya. Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup: hari,
tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor
pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi. Janji temu berisi catatan tentang hari,
tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan.
Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar
kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan :
yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan
sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada
perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini
kepada semua pemegang tembusan.
4. Akuntansi
Secara teknis,
akuntansi merupakan kumpulan prosedur-prosedur untuk mencatat,
mengklasifikasikan, mengikhtisarkan dan melaporkan dalam bentuk laporan
keuangan. Pengelolaan keuangan yang baik dan transparan memerlukan pengetahuan
dan ketrampilan akuntansi secara baik. Kemampuan pelaku bisnis dalam memberikan
informasi keuangan yang akirat akan sangat berdampak terhadap stakeholder
bisnis itu sendiri.
Laporan
akuntansi
Neraca, adalah suatu daftar sistematis yang
memuat informasi mengenai aktiva, utang dan modal suatu perusahaan pada akhir
periode tertentu. Disebut sebagai daftar yang sistematis, karena neraca disusun
berdasarkan urutan tertentu. Dalam neraca dapat diketahui berapa jumlah
kekayaan perusahaan, kemampuan perusahaan membayar kewajiban serta kemampuan
perusahaan memperoleh tambahan pinjaman dari pihak luar. Selain itu juga dapat
diperoleh informasi tentang jumlah utang perusahaan kepada kreditur dan jumlah
investasi pemilik yang ada di dalam perusahaan tersebut.
Laporan laba rugi, adalah ikhtisar mengenai
pendapatan dan beban suatu perusahaan untuk periode tertentu, sehingga dapat
diketahu laba yang diperoleh dan rugi yang dialami.
Laporan perubahan modal, adalah laporan yang
menunjukkan perubahan modal untuk periode tertentu, mungkin satu bulan atau
satu tahun. Melalui laporan perubahan modal dapat diketahui sebab-sebab
perubahan modal selama periode tertentu.
Laporan arus kas, dengan adanya laporan ini
pemakai laporan keuangan dapat mengevaluasi perubahan aktiva bersih perusahaan,
struktur keuangan (termasuk likuiditas dan solvabilitas) dan kemampuan
perusahaan di dalam menghasilkan kas dimasa mendatang.
Perusahaan
jasa
Untuk membuat Laporan Keuangan, khususnya
perusahaan jasa terdapat delapan langkah, yang dikenal dengan Siklus Akuntansi.
kedelapan langkah tersebut adalah:
Transaksi
keuangan
Mencatat segala transaksi keuangan,
berdasarkan bukti asli transaksi, dalam satu periode akuntansi
Membuat Jurnal Umum berdasarkan catatan
no.2
Membuat Buku Besar
Membuat Jurnal Penyesuaian
Membuat Laporan Keuangan: Laporan Laba
rugi, Neraca, dan Leporan Perubahan Modal
Membuat Jurnal Penutup
Membuat Neraca Saldo setelah penutupan
5. Mengelola
Pertemuan Rapat
Rapat merupakan
bentuk kegiatan organisasi yang banyak dapat menyelesaikan masalah-masalah
organisasi. Kesalahpahaman, per bedaan pendapat, penyamaan ide dapat
diselesaikan melalui rapat. Rapat adalah pertemuan untuk merundingkan sesuatu.
a.
Tujuan Rapat
Untuk
memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
Untuk
menyampaikan informasi
Sebagai
sarana koordinasi
Agar
peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan
b.
Jenis Rapat
Menurut
jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :
ü Rapat
Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya
mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan
protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara
anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas
menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih
penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
ü Rapat
tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan
atau ruang rapat untuk membahas masalah
yang mendesak atau
terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan
pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini
sekretaris hanya membuat
ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
6. Aplikasi
Perangkat Lunak
Perangkat
lunak aplikasi membuat kita dapat mengerjakan tugas tertentu (memecahkan
masalah, mengerjakan tugas, atau sekedar mencari hiburan. sebagai contoh, pada
saat mempersiapkan makalah untuk kuliah, kita menggunakan program pengolah kata
(misalnya Microsoft Word dan Corel WordPerfect). Dahulu, jenis perangkat lunak
aplikasi tergantung pada perangkat lunak sistem yang digunakan. Misalkan, Jika
kita ingin memakai microsoft Word maka kita hanya dapat menginstal perangkat
lunak sistem Microsoft Windows. Tetapi jika sekarang kita dapat menginstal
perangkat lunak aplikasi dapat diinstal
dalam perangkat lunak sistem yang lain. sekarang Microsoft Office dapat
diinstal dalam perangkat lunak aplikasi Linux, dengan menggunakan bantuan
perangkat lunak aplikasi yang lain.
Perangkat lunak
aplikasi dalam bentuk CD dibandel bersama instruksi untuk instalasi. Masukkan
CD ke komputer dan ikuti instruksi yang
tampil di layar. Selain itu, Kita juga dapat mendapatkan perangkat lunak
aplikasi dengan cara download si Internet, dengan menggunakan modem atau
koneksi komunikasi lainnya.
7.
Penggandaan Dokumen
Mesin Pengganda
Sebelum mengoperasikan alat pengganda,
terlebih dahulu anda mengetahui arti kata penggandaan. Menurut Kamus Besar
Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses,
cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha
memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan
dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai
kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda. Adapun pekerjaan yang dapat
digandakan atau diperbanyak, antara lain : memperbanyak naskah atau dokumen
sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya : memperbanyak undangan, memperbanyak
bahan materi rapat dan sebagainya
Fungsi Penggandaan
Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan
tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya terdapat bagian yang melaksanakan
tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas penunjang.
Macam-Macam Alat Pengganda
Maraknya teknologi digital memberi pengaruh
besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor
yang berhubungan dengan penggandaan dokumen, misalnya alat pengganda yang mampu
mengirim tetapi dapat juga menerima, sekaligus mengkopi langsung semua dokumen
yang dikirim.
Mesin pengganda banyak macamnya,
antara lain :
a. Mesin
foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau
ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik
statis.
b. Mesin
rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan
menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah
warna sesuai keinginan.
c. Mesin
stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil
untuk digunakan membuat master copy, dan untuk menutup bagian sheet stensil
yang salah ditutup dengan koreksi lak. Untuk
membuat master copy dapat menggunakan mesin ketik ( dengan cara memindahkan
tulisan dengan mengetik di atas sheet stencil ), menggunakan printer ( mencetak
di atas sheet stncyl tanpa menggunakan tinta ), atau pena stylus ( dengan
menulis di atas sheet stencyl ). Hasil
yang diperoleh terdapat lubang – lubang sablon huruf , karakter, gambar yang
akan digunakan untuk lewat tinta ketika pada proses penggandaan pada mesin
stensil.
alat Pengganda
Dalam materi ini, anda akan mempelajari satu
macam alat pengganda, yakni mesin foto copy, dan anda perlu mengetahui terlebih
dahulu sejarah foto copy. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat
bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan
menggunakan energi listrik statis
Proses ini diberi nama xerography yang berarti
tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox. Ada
beberapa jenis ukuran alat foto copy antara lain :
a. Mesin
foto copy kecil (Portable), dengan ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing,
kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297
mm)
b. Mesin
foto copy sedang (standar), dengan ciri – ciri berat mesin ± 70 kg kecepatan
menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4
(257x364 mm)
c. Mesin
foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar
per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas
berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis.
8. Surat Menyurat
a. Arti
dan Fungsi Surat
Surat
adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak
yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar
komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus
terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
b. Tujuan
Menulis Surat
Tujuan
menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
ü Menyampaikan
informasi kepada pembaca surat;
ü Mendapatkan
tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
ü Ingin
mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
c. Korespondensi
dan Koresponden
Korespondensi
searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan
yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan
saling berkiriman surat. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau
organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
ü Korespondensi
Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau
bagian-bagiannya dengan pihak luar.
ü Korespondensi
Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam
suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Koresponden adalah orang yang berhak atau
mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun
kantor atau organisasi.
d.
Fungsi Surat
ü Surat
sebagai media komunikasi.
ü Surat
sebagai barometer.
ü Surat
sebagai duta penulis.
ü Surat
sebagai bukti tertulis.
ü Surat
sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor
9. Data &
Informasi di Tempat kerja
Pengertian informasi
Informasi
mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu
organisasi/perusahaan. Tanpa adanya suatu informasi dalam suatu organisasi,
para manajer tidak dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Tanpa tersedianya
informasi pun para manajer tidak dapat mengambil keputusan dengan cepat dan
mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Sehingga bisa dibilang bahwa
informasi merupakan sebuah keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil
keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan
sebelumnya.
ALAT- ALAT KOMUNIKASI
a. Internet
b. Telepon
c. Handphone
d. Fax
e. Pager
f.
Push to talk
A.
Tehnik Pengumpulan Data
ü Wawancara
Wawancara ialah
proses interaksi atau komunikasi secara langsung antara pewawancara dan
responden. Pengumpulan data dengan tehnik wawancara dapat digunakan untuk
memperoleh data yang bersifat fakta, misalnya umur, pekerjaan, jumlah anak,
tingkat pendidikan dan riwayat kesehatan. Wawancara juga dapat digunakan untuk
menilai sikap, pendapat, pengalaman, dan sebagainya.
Keuntungan
a. Memotivasi
orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka
b. Pewawancara
dapat mengembangkan pertanyaan
c. Pewawancara
dapat melihat kebenaran jawaban melalui gerak-gerik dan raut wajah yang
diwawancarai
Kerugian
a. Membutuhkan
waktu yang lama
b. Tergantung
dari kepapandaian si pewawancara
c. Dapat
mengganggu orang yang diwawancarai
10.
KOLEGA DAN PELANGGAN
Peluang baru dari
pelanggan merupakan suatu usaha yang sadardilakukan dengan pengamatan yang
intensif dan observasi denganmenggunakan peralatan penelitian dan hitungan agar
dapat diketahuipeluang baru dari pelanggan dengan tepat dengan disertai
contohnya.
a. Pelanggan
ditinjau dari volume pembelinya adalah seseorang yangmelakukan pembelian secara
berulang-ulang2.Pelanggan adalah seseorang atau lembaga yang menjadi
anggota(member) dari sebuah kegiatan komersial, yang dibuktikan dengan
kartuanggota, dengan atau tanpa membayar keanggotaan adalah larangan dan tindakan negative yang
tidak boleh dilakukan terhadaprajanya seperti berbohong, menipu, memeras yang
dilakukan semata-matauntuk memperoleh keuntungan sesaat. Raja juga tidak boleh
diperlakukansecara keras dan kasar atau dicuekin dengan sikap acuh tak acuh
terhadapberbagai komplain atau keluhan dalam berhubungan bisnis
dengannnya.Terakhir yang sangat penting dan mendasar adalah memenuhi “Hak
SangRaja “ dalam memperoleh pelayanan prima (service excellence), memperoleh informasi yang jelas dan lengkap
tentang perusahaan danproduk anda. Kiat utama dalam mengahadapi kedaultan
konsumen inisebenarnya adalah sangat sederhana yaitu terletak pada niat, itikad
baik,kejujuran, dan kesungguhan anda untuk selalu ingin memberikan
yangterbaik.Mengapa Semua Manusia Harus dilayani sebagai Pelanggan? Tentu saja,
karena kita menghadapi manusia dalam setiap aspekkegiatan usaha dan semua lini
produksi.. Sebagai contoh coba kita lihatperan strategis masing-masing mereka.
b. Supplier,
tanpa bahan baku yang mereke berikan
belum tentu kinerjadan kualitas poduk/jasa yang dihasilkan akan sebaik dan
selancar saat ini.
c.
Penyandang dana,
tanpa bantuan/pinjaman dana mereka
tentu sajaberbagai rencana bisnis kita akan berantakan.
d.
Distributor/Agen/Penyalur
jasa mereka sangat besar dalammembuat
produk kita dikenal, diminati, dibeli dan dinikmati oleh jutaankonsumen.
e.
Pekerja,Sehebat-hebatnya pendidikan
dan kemampuan anda dalamberproduksi atau pengelolaan usaha, tanpa dukungan
pekerja di semua lini,mustahil produk anda bisa lahir dan berada serta bertahan
di pasar. Karenaitu perlakukanlah mereka secara manusiawi dan sesuai fitrahnya.
f.
Pesaing,pesaing juga bisa bermakna
positif bagi kesinambunganusaha anda. Tanpa kinerja mereka yang mengancam
kesinambungan usahaanda, anda akan kurang termotivasi untuk selalu berinovasi
secara kreatif dan memberikan yang terbaiak dalam mengembangkan
ataumempertahankan posisi dalam percaturan pasar. Jadikanlah pesaing itupemicu
dan pemacu adrenalin anda untuk memenangi persaingan bisnis !
g. Pembeli/konsumen,karena
mereka adalah raja, perlu diberikanperhatian penuh dalam aspek pelayanan.
Walaupun ia masih tergolongpembeli potensial dan belum punya minat beli atau
daya beli sekalipun,namun kesan pertama menemui anda akan membangun image untuk.menjadi
pelanggan riil.
No comments:
Post a Comment