LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE

Mail Merge adalah sebuah fasilitas di Microsoft Office Word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang templatenya sama namun tujuan penerimanya berbeda. Contoh-contoh mail merge ini adalah membuat surat undangan maupun amplopnya. Sebuah surat undangan, isi suratnya tentu saja sama, namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut dikirimkan tentulah akan berbeda. Inilah salah satu fungsi mail merge. Meskipun pengertian Mail Merge telah disebutkan seperti diatas, namun sebenarnya fungsi mail merge tidak sebatas hanya untuk membuat surat undangan dan amplop namun bisa juga untuk membuat dokumen lain seperti laporan keuangan yang bentuknya sama tiap bulan, hanya saja jumlah uang yang dilaporkan berbeda. Sebenarnya fungsi Mail Merge sudah ada pada generasi Microsoft Office sebelumnya yaitu 2003, namun Mail Merge word 2007 dirasa lebih mudah karena berbasis grafik. Sehingga lebih mudah untuk menghapal langkah-langkahnya:

1.      Membuat "Dokumen Master", contoh:	2.      Klik ribbon Maillings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard. Akan muncul panel Mail Merge di sebelah kanan jendela Word Anda.
3.      Pada select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan.	4.      Pilih Use the current document kemudian klik Next.
5.      Akan muncul jendela New Address List. Untuk memudahkan pekerjaan kita nanti sebaiknya kolom isian yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.	6.      Klik Costumize columns.
7.      Pilih field name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.	8.      Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, Kota)
9.      Tambahkan field sesuai dengan kebutuhan anda. Jika sudah cukup klik OK.	10.  Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan, kemudian klik OK. Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus klik Delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry. Lalu Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik save.
11.  Muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.	12.  Klik next: Write your letter untuk melanjutkan. Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat field diletakkan.        Pada ribbon Maillings klik Insert Fields.
13.  Pada jendela yang muncul pilih nama field sesuai dengan dokumen kemudian klik insert.	14.  Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini : Kemudian klik Preview Result untuk melihat data.
15.  Untuk menampilkan data berikutnya, klik tanda panah kiri dan kanan.	16.  Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipients list. Jika sudah cukup klik next untuk complete the merger.